CCC Chapter 7 Communication and Collaboration

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CCC Chapter Communication and collaboration
CCC Chapter Communication and collaboration

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Introduction (परिचाए)

Topics Covered In Post

Communication एक ऐसा विषय बन गया है, internet के दुनिया में चाहें आप किसी से बात कर रहे हो या किसी के सामने अपना प्रेजेंटेशन दे रहा हो।

संचार व्यावसायिक जीवन का एक अनिवार्य पहलू है। हर दिन, व्यवसायी व्यक्ति को संगठन के विभिन्न स्तरों पर लोगों के साथ संवाद करना होता है।

संचार इंटरनेट का सबसे लोकप्रिय उपयोग है, जिसका उपयोग सभी प्रौद्योगिकियों की ई-मेल सूची के साथ किया जाता है।

संचार तकनीकों के कुछ प्रकारों में ई-मेल चर्चा समूह, यूज़नेट, समाचार, चैट समूह आदि शामिल हैं।

ये नेटवर्क कंप्यूटर वातावरण के लिए अद्वितीय हैं और इंटरनेट के कारण व्यापक लोकप्रियता में आ गए हैं।

प्रभावी संचार हमेशा एक दो तरह की प्रक्रिया होती है और प्रभावी संचार के बिना, सच्चा सहयोग असंभव है।

एक इंटरनेट कनेक्शन के साथ आप दुनिया भर में अपने दोस्तों, टीम के सदस्यों और व्यापार भागीदारों के साथ संवाद और सहयोग कर सकते हैं।

इंटरनेट छात्रों को दुनिया भर में अन्य कक्षा के साथ छात्रों की टीमों को जोड़कर संवाद और सहयोग करने का तरीका सिखाने के लिए सबसे रोमांचक और प्रभावी तरीके से एक प्रदान करता है।

Topic in CCC Chapter Communication And Collaboration

7.0 Introduction

7.1 Objectives

7.2 Basics of E-mail

7.2.1 What is an Electronic Mail

7.2.2 Email Addressing

7.2.3 Configuring Email Client

7.3 Using E-mails

7.3.1 Opening Email Client

7.3.2 Mailbox: Inbox and Outbox

7.3.3 Creating and Sending a new E-mail

7.3.4 Replying to an E-mail message

7.3.5 Forwarding an E-mail message

7.3.6 Sorting and Searching emails

7.4 Advance email features

7.4.1 Sending document by E-mail

7.4.2 Activating Spell checking

7.4.3 Using Address book

7.4.4 Sending Softcopy as attachment

7.4.5 Handling SPAM

7.5 Instant Messaging and Collaboration

7.5.1 Using Smiley

7.5.2 Internet etiquettes

7.6 Summary

7.7 Model Questions and Answers

7.1 Objectives of Communication and Collaboration

Basic of email

Email addressing

Using email with opening, creating and forwarding

Advance email features

Instant messaging and collaboration

7.2 Basics of E-mail (e-mail क्या है?)

Email एक ऐसा method है जिससे हम पूरी दुनिया मे किसी से भी communicate कर सकते है अर्थार्त किसी से भी बाते कर सकते है और जिससे हम बात करते है उससे text message के साथ साथ voice, video, image, और digital communication link such as hyperlink internet द्वारा बिना किसी पैसों के पूरी दुनिया मे कही भी भेज सकते है।

टेक्निकल भाषा में कहा जाए तो ईमेल एक ऐसा application server है जो send और receive कर सकता है दो ईमेल account के बीच, भेजा गया message टेक्स्ट, इमेज, वीडियो, हाइपरलिंक, हो सकता है। क्योंकि आज के समय के सभी कंप्यूटर डिवाइस इंटरनेट से कनेक्ट होते है और यूजर को आसानी होती है ईमेल सेंड और रिसीव करने में दुनिया के किसी भी कोने से ईमेल किया जा रहा हो या ईमेल रिसीव हो रहा हो।

7.2.1 What is an Electronic Mail ? (electronic mail क्या है?)

Electronic mail ईमेल का पूरा नाम है, इलेक्ट्रॉनिक मेल का बैकबोन कम्युनिकेशन नेटवर्क होता है जो इंटरनेट द्वारा जुड़ा होता है जिससे यूजर ईमेल को सेंड और रिसीव कर सकता है।

How email works? (ईमेल काम कैसे करता है?)

किसी यूजर को भेजा गया ईमेल या उसके द्वारा रिसीव किया गया ईमेल क्या कभी सोचा है आपने यह प्रक्रिया कैसे काम करती है, अर्थात email काम कैसे करता है?

जब भी किसी से हम कम्यूनिकेट करते है ईमेल द्वारा तब दोनों के डिवाइस में इंटरनेट कनेक्ट होना अनिवार्य होता है।

उसके बाद सभी यूजर की एक यूनिक आइडेंटिफिकेशन होती है जिसे email id कहते हैं।

ईमेल को एड्रेस बार मे लिखा जाता हैं उसके बाद ईमेल का विषय यानी Subject होता है।

Subject में यह लिखा जाता है कि भेजे जाने वाला ईमेल किसके बारे में हैं।

ईमेल भेजने वाले को सेन्डर (sender) कहते है और जिसके पास भेजा जा रहा हो उसे रिसीवर (receiver) कहते हैं।

Advantage and disadvantage of email

Advantage of email

ईमेल को बिना किसी देरी के भेजा जा सकता है और रिसीव किया जा सकता है।

ईमेल सेंड और रिसीव करने के कोई पैसे नही देने होते है।

ईमेल द्वारा letter, नोट्स, फाइल्स, डेटा, और रिपोर्ट्स भेज सकते है।

ईमेल सेंड करने पर रिसीवर के mailbox में आपका मैसेज save हो जाता हैं।

जिससे आप कभी भी ईमेल का reply दे सकते है।

Disadvantage of email

Email private नही होता क्योंकि यह एक system से दूसरे system को pass किया जाता है।

अगर आप किसी ग्रुप में अपना ईमेल देते है तब हो सकता है आपको spam ईमेल receive होना सुरु हो जाये

बहुत बार ईमेल ईमेल ऐसे होते है, जो स्पैम होते है जिनके वजह से ईमेल हैक होने के chance बढ़ जाते हैं।

इसलिए रिसीव होने वाले ईमेल में कुछ लिंक ऐसे होते है जिससे phishing के लिए प्रयोग किये जाते है।

जिससे जरूरी फ़ाइल, डेटा leaked होते है और हैक हो जाते है।

7.2.2 Email Addressing

ईमेल एड्रेस के दो भाग होते है

पहला डोमेन नेम जो मेल सर्वर से जुड़ा होता है जहाँ ईमेल एकाउंट बनाया जाता है।

दूसरा भाग होता है यूनिक इडेंटफिकेशन या एकाउंट नाम जिसे यूजर नेम ( user name) कहा जाता है।

उदहारण के लिए मेल सर्वर जैसे

  • Gmail.com
  • Yahoo.com
  • Hotmail.com
  • Outlook.com

ये सभी डोमेन नाम है जिसपे आप अपना यूनिक ईमेल बना सकते है।

और यूजर नेम (user name) जैसे

  • rakesh768
  • dipak897
  • atul7688
  • akashtech87

ये सभी एक यूनिक यूजर नेम होते है।

यूजर नेम और डोमेन नेम के बीच एक symbol होता है जिससे एक complete ईमेल id बनता है जिसे हम

At the rate कहते है और इसे @ से denote करते है।

और इन तीनो को मिला कर एक ईमेल बनता है जैसे

Gmail Google का प्रोडक्ट है तथा outlook Microsoft का।

Function of email

ईमेल बॉक्स में कुछ फंक्शन होते है जिनके अलग अलग नाम और अलग अलग काम होते है जैसे

To;

ईमेल में To का महत्वपूर्ण भूमिका होता है इसमें वह ईमेल लिखा जाता है जिसे ईमेल भेजना है।

Cc;

Cc का पूरा नाम carbon copy होता है carbon copy का अर्थ होता है भेजे जाने वाले ईमेल को एक यूजर तथा अन्य यूजर को भी भेजा जा सकता है।

Bcc;

Bcc का पूरा नाम blind carbon copy है जिसका अर्थ होता है यदि किसी को ईमेल भेजा जा रहा हो और भेजने वाला को यह पता ना चले कि यह मैसेज किसी और को भी भेजा गया है, तब BCC का प्रयोग करते है।

From;

From का अर्थ होता है प्राप्त किया हुआ ईमेल किसके द्वारा भेजा गया है।

Sender;

Sender वह होता है जिसके द्वारा ईमेल भेजा जा रहा हो या  भेजा गया हो।

Received;

Received इसका अर्थ आपको इससे पढ़ते ही समझ आ गया होगा, इसका अर्थ होता है भेजा गया मैसेज receiver को प्राप्त हो गया

Return path;

Return path sender को denote किया जाता है।

Date;

Date और time जिस समय मैसेज sent और receive किया गया हो।

Reply to;

Reply to का अर्थ होता है receive किये हुए ईमेल मैसेज को वापस जवाब देना।

Forward;

Forward का अर्थ होता है जब किसी मैसेज को ईमेल बॉक्स से दुबारा किसी अन्य लोगों को भेजना।

Message id;

Message id का अर्थ होता है जब भी किसी को ईमेल किया जाता है तब एक यूनिक ई०डी० बन जाता है। जिसे मैसेज ई०डी० कहते है।

Reference;

Reference भी एक तरह का message id होता है जिसे relevant identification numbers कहते है।

Subject;

Subject एक लाइन में लिखा गया वह मैसेज जिसे ईमेल का पूरा विषय समझाया जा सकता है।

7.2.3 Configuring Email Client

कंफीग्रिंग ईमेल क्लाइंट का मतलब होता है जब भी ईमेल सॉफ्टवेयर से काम किया जाता है तब पूरे ईमेल का एक सामरी तैयार हो जाता है जो मेल बॉक्स में मैसेज के रूप में स्टोर होता है आसान भाषा में कहा जाए तो ऐसा मैसेज सिस्टम जो भेजे गए या रिसीव हुए मैसेज में सेंडर का नाम सेंटर का एड्रेस और सब्जेक्ट दिखाता हो आदि।

7.3 Using E-mails

ईमेल का प्रयोग ईमेल का प्रयोग मैसेज को सेंट और रिसीव करने में किया जाता है इंटरनेट द्वारा दुनिया के किसी भी कोने में मैसेज ई-मेल द्वारा भेजा जा सकता है।

7.3.1 Opening Email account

ईमेल अकाउंट बनाने के लिए कुछ ईमेल सर्विस प्रोवाइडर है जिनके नाम हमने नीचे लिखे हुए हैं इनमें से कुछ पॉपुलर ईमेल सर्विस प्रोवाइडर है जो फ्री में ईमेल अकाउंट बनते हैं।

  • gmail.com
  • yahoo.com
  • rediffmail.com
  • Msn.com
  • hotmail.com

ईमेल अकाउंट बनाना आज के समय में बहुत ही आसान है जिसे हर कोई बिना किसी परेशानी है बना सकता है  जैसे

जीमेल अकाउंट कैसे बनाएं?

जीमेल पर अकाउंट बनाना है बहुत ही आसान है और इसे बनाने के लिए कुछ स्टेप आपको फॉलो करने होते हैं और कुछ  डीटेल्स देने होते हैं।

Step1 सबसे पहले gmail.com खोलें

Step2 gmail.com पर signup का ऑप्शन सेलेक्ट करें

Step3 पूछे गए डिटेल्स को भरकर जैसे आपका पूरा नाम डेट ऑफ बर्थ मोबाइल नंबर और अपना यूजरनेम बनाएं तथा पासवर्ड भी बनाए

Step4 इसके बाद नेक्स्ट पर क्लिक करके मोबाइल नंबर पर भेजेगा ओटीपी को एंटर करें ओटीपी लिखने के बाद आपका ई-मेल बन जाएगा

7.3.2 Mailbox: Inbox and Outbox

ईमेल रिसीव करने पर यूजर को ईमेल मेल बॉक्स में मिलता है जिससे ईमेल स्टोरेज एरिया कहते हैं जहां आपका ईमेल रहता है।

भेजा जाने वाले ईमेल या रिसीव हुआ ईमेल ऑटोमेटिक मैसेज बॉक्स में save हो जाता है।

Inbox क्या है? (इनबॉक्स क्या है?)

सभी ईमेल सर्विस प्रोवाइडर में इनबॉक्स होता है इनबॉक्स में सभी रिसीव मैसेज save होते हैं जो डेट और टाइम के क्रम में होते हैं।

Outbox क्या है? (आउटबॉक्स क्या है?)

आउटबॉक्स में भेजे जाने वाले मैसेज होता है जो पूरी तरह से लिखा ना गया हो या एक कंप्लीट मैसेज ना हो ऐसे मैसेज को आउटबॉक्स कहते हैं।

आउटबॉक्स में मैसेज को रखा जाता है और उस मैसेज को दोबारा से लिखकर भेजा जा सकता है।

To edit a message in the outbox

आउटबॉक्स के मैसेज को एडिट करने के लिए सबसे पहले आउटबॉक्स पर क्लिक करें

इसके बाद जिन मैसेज को एडिट करना है उस पर क्लिक करें

ऐसा करने पर एडिट विंडो खुल जाएगा जिसमें आप मैसेज को एडिट कर सकते हैं तथा किसी फाइल को अटैच कर सकते हैं

Sending message from outbox

आउटबॉक्स से मैसेज को भेजने के लिए सबसे पहले मैसेज को सेलेक्ट करें

सेलेक्ट करने पर मैसेज एडिट विंडो में खुल जाएगा

एडिट विंडो खोलने पर नीचे send का बटन मिलेगा वहां क्लिक करने पर आपका मैसेज send हो जाएगा

7.3.3 Creating and Sending a new E-mail

सबसे आसान काम जीमेल में होता है मैसेज को भेजना और रिसीव करना

जीमेल में मैसेज भेजने के लिए सबसे पहले आपको जीमेल अकाउंट में लॉगइन करना होगा

Gmail में login करने पर कंपोज का ऑप्शन सेलेक्ट करना होगा

कंपोज के ऑप्शन को सिलेक्ट करने पर एक एडिट विंडो खुलेगा जहां कुछ ऑप्शन दिए होते हैं जैसे

To, cc और bcc,

इसमें आपको वह ईमेल लिखना है जिसे आप मैसेज भेजना चाहते हैं

Subject

सब्जेक्ट में मैसेज किस बारे में है वह लिखेंगे

Body

इसमें अपना पूरा मैसेज डिटेल में लिखते हैं साथ ही साथ अगर कोई फाइल हो जैसे इमेज ऑडियो वीडियो आदि का प्रयोग कर सकते हैं तथा टेक्स्ट को हाइपरलिंक भी कर सकते हैं और टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग भी कर सकते हैं जैसे टेक्स्ट को बोल्ड इटैलिक लारज स्मॉल करना या अभी आसानी से हो सकता है

इसके बाद send box पर क्लिक कर के email भेज सकते है।

7.3.4 Replying to an E-mail message

रिप्लाई करने का अर्थ होता है प्राप्त किए हुए ई-मेल पर अपना जवाब देना जो बहुत आसान होता है।

Gmail में रिप्लाई करने के लिए रिप्लाई के बटन पर क्लिक करके रिप्लाई कर सकते हैं

और रिप्लाई करने के दौरान आप चाहे तो ईमेल और भी जोड़ सकते हैं तथा उस ईमेल को बीसीसी और सीसी में बदल कर जवाब दे सकते हैं।

7.3.5 Forwarding an E-mail message

ईमेल फॉरवर्डिंग का अर्थ होता है ईमेल फॉरवर्डिंग का प्रयोग तब किया जाता है जब आप उस ईमेल की कॉपी अपने पास रखना चाहते हो और उस मैसेज में कोई रिप्लाई नहीं देना चाहते हो कभी-कभी ऐसा होता है भेजे गए ईमेल के मालिक का पता ना लगने देना तब ईमेल फॉरवर्ड का प्रयोग करते हैं।

7.3.6 Sorting and Searching emails

ईमेल प्रोवाइडर मेल बॉक्स में मैसेज फ़िल्टर और सर्च करने का ऑप्शन रखते है जिससे यूजर को आसानी से मैसेज फ़िल्टर करने पर सर्च रिजल्ट मिल जाये date और time के according

7.4 Advance email features

Advance email features जैसे

Gmail द्वारा कोसी यूजर को mail करने पर वह mail आप चाहे तो ऑटो डिलीट कर सकते है।

7.4.1 Sending document by E-mail

डॉक्यूमेंट mail द्वारा सेंड करने के कई तरीके होते है जैसे

अगर आप MS-word का प्रयोग करते है तब आप सीधा ईमेल कर सकते है।

File attach कर के भेजा जा सकता है।

To send a document directly from word as email:

Step1 MS-word में file tab को select कर के save and send पर click करे

Step2 save & send का ऑप्शन आने पर send as attachment click कर के डॉक्यूमेंट के सेंड कर सकते है

Step3 मेल message window open हो जाएगा

Step4 ईमेल टाइप करें जिसे भेजना है TO: लाइन में और अगर आपने पहले से address book में जोड़ कर रखा है तो आप वहा से सेलेक्ट कर सकते है।

Step5 अगर आप चाहो तो cc & bcc का प्रयोग कर सकते है अगर किसी ओर को वह मैसेज send करना होतो

Step6 mail का subject लिखे subject के लाइन में

Step7 Send बटन पर क्लिक कर के अपने मैसेज को पूर्ण रूप से mail send कर सकते है।

To send document file using Gmail

Step1 Login/signup करे Gmail पर

Step2 click करे compose बटन पर

Step3 to line में email लिखे जिन्हें आप mail send करना चाहते है

Step4 mail करने के दौरान mail को कम शब्दों में लिखते है जिसे subject के लाइन में लिखते है जिससे पूरे ईमेल का पता चलता है

Step5 अपना मैसेज टाइप करें और अपने अनुसार टेक्स्ट की formatting कर सकते है जैसे text bold, italic, hyperlinks add करना

Step6 document file attach करे attachment द्वारा

Step7 Send button पर क्लिक कर के mail send करें

7.4.2 Activating Spell checking

जब भी हम कुछ लिखते है ऐसा नही होता कि सभी शब्द में कुछ शब्द सही हो इन्हें सही करने के लिए spell check का features प्रयोग करते है।

मैसेज भेजने से पहले यह अनिवार्य होता है कि अपने लिखे हुए मैसेज को एक बार फिर से देख ले और गलत लिखे शब्दो का सुधार करें ऐसे में यह features बहुत ही अच्छा होता है जिसे आप प्रयोग कर के किसी भी spelling को सही कर सकते है।

To activate spell check features in Gmail follow step

How can I get Gmail to automatically spell check?
How can I get Gmail to automatically spell check?

7.4.3 Using Address book

Address book का प्रयोग करने से पहले आपको यह जानना जरूरी है कि address book क्या होता है? और address book का क्या काम होता है ?

Address book क्या होता है?

Address book में email id save कर के रखते है ठीक वैसे ही जैसे आपके मोबाइल फ़ोन में आपके contact details save कर के रखते है।

Address book का क्या काम होता है?

Address book तब प्रयोग करते जब किसी को ईमेल करते है और ईमेल करते समय कुछ पहले से save email होते है address book में उन्हें प्रयोग कर के ईमेल भेज सकते है।

To use address book in Gmail

7.4.4 Sending Softcopy as attachment

Step1 go to Gmail.

Step2 enter email or You Can Use “CC” and “BCC”

Step3 Add a subject.

Step4 Write your message.

Step5 Click Attachment and Attach Your File

Step6 At the bottom, click Send.

7.4.5 Handling SPAM

SPAM mails को लेकर काफी नुकसान होते आये है कभी कभी कुछ ऐसे मैसेज आते है जो जरूरी भी होते है और वह spam folder में जा कर store हो जाते है।

फिर भी spam mails को अनदेखा नही किया जा सकता है, ऐसे में spam mails को open करने पर कुछ anonymous links होते है जिन्हें spam links भी कहते है इन्हें क्लिक कर के open करना safe नही होता है। क्योंकि अधिकतर ऐसे लिंक होते है जो phishing के लिए प्रयोग किये जाते है। और इससे आपके डेटा leak होने के chance होते है और आपके डिवाइस में जितने भी  accounts login होते है वो है*क होने के चांस बढ़ जाते हैं।

Spam folder में received mails को अच्छे से जांच ले तभी लिंक पर क्लिक करे और कभी कभी तो ऐसा भी होता है कि कुछ text form में लिखे होते है जैसे contact details होते है और कहा जाता है आपको कॉल करने की कृपया पहले जांच करले जो आपको spam mails जो आयेहै क्या वो trusted source से है या नही तभी किसी मैसेज का response दे।

7.5 Instant Messaging and Collaboration

Instant messaging and collaboration service सिर्फ chat पर ही देखने को मिलता है जैसे

WhatsApp पर chat कर रहे हो

Facebook messenger पर इंस्टेंट चैट कर रहे हो

या किसी भी सोशल मीडिया प्लेटफार्म पर चैट कर रहे हो कुछ टर्म्स होते है चैट करते समय जैसे

Smiley का प्रयोग करना

Emoticon का प्रयोग करना , आदि ।

7.5.1 Using Smiley

Smiley का प्रयोग text communication के दौरान करते है जैसे Facebook पर चैट करना, या WhatsApp पर चैट करना, या फिर आप किसी भी social media platform पर chat कर रहे हो आप smiley या emoticon का प्रयोग कर सकते है।

कुछ पॉपुलर smiley है जिन्हें अधिक्तर चैट करते समय प्रयोग किया जाता है जैसे

😀 Happy

☹️ Sad

😁 Mad

🤔 Think

😡 Angry

😜 Kidding

और भी बहुत सारे emoji, smiles है।

7.5.2 Internet netiquettes

नेटिकेट्स इंटरनेट पर सही व्यवहार के लिए संवहन नियम हैं। Netiquettes संचार के पारंपरिक रूपों जैसे टेलीफोन वार्तालाप, फेस टू फेस मीटिंग, पेपर आधारित पत्रों से इंटरनेट को अलग करते हैं। यह आपको गलतफहमी से बचने में मदद करता है जो किसी भी इंटरनेट सेवाओं विशेष रूप से ई-मेल, चैट और मेलिंग सूचियों, आदि के माध्यम से संपन्न संचार के दौरान उत्पन्न हो सकती है।

Disadvantage of internet netiquette

व्याकरण और वर्तनी की गलतियाँ

जंक ईमेल

बातचीत की हर्ष भाषा

अच्छे नेटिकेट का लाभ

संचार जो उपयोगकर्ता के समय को बर्बाद नहीं करते हैं उन्हें एक अच्छा नेटिकट माना जाता है।

7.6 Summary

7.7 Model Questions and Answers

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