Elements Of Word Processing CCC Exam Preparation Online

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Elements Of Word Processing
Elements Of Word Processing CCC

Elements Of Word Processing CCC Exam Preparation Online

Elements Of Word Processing

Introduction (परिचेय)

Topics Covered In Post

Introduction to Elements Of Word Processing (परिचेय Elements Of Word Processing)

आज का विषय है। Elements Of Word Processing ( एलिमेंट्स ऑफ वर्ड प्रोसेसिंग) यह CCC Exam का तीसरा (3rd Chapter) हैं। और आज के इस पोस्ट में हम जानेंगे Elements Of Word Processing In Hindi तो सबसे पहले हम बात करते हैं।

Word Processing क्या है?

कंप्यूटर द्वारा किये जाने वाले कैलकुलेशन के बाद जो पहला कार्य संपन्न हुआ था वो Word Processing ही था। कैल्कुलेशन करने के साथ साथ यूजर द्वारा कंप्यूटर में उपलब्ध वर्ड प्रोसेसर का काफी इस्तमाल किया था।

Word Processing का प्रयोग लोगो द्वारा document लिखने तथा पत्र, सूचना, इत्यादि का किया गया उसके बाद माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन द्वारा लांच किए गए एक ऑफीस सूट जिसे एप्लीकेशन पैकेज भी कहा जाता है इनके अंतर्गत Ms Office का निर्माण हुआ तथा Ms Office को लांच किया गया माइक्रोसॉफ्ट कारपोरेशन द्वारा।

जिसके कई सारे भाग है जिनकी आलोचना हम नीचे करेंगे पर अभी Main Topic पर बात करते है।

Microsoft Corporation द्वारा लांच किए गए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज मैं एक बोर्ड प्रोसेसर भी है जिसका नाम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड है जिसका प्रयोग document बनाने तथा लिखने में किया जाता है स्कोर Ms Word भी का जाता है।

और आज का टॉपिक हमारा यही होने वाला है जिसके बारे में हम विस्तार से जानेंगे।

Obiective Of Word Processing
Obiective Of Word Processing

Objective ( ऑब्जेक्टिव)

आज का जो टॉपिक है वो CCC Exam का Topic नम्बर 3 Elements Of Word Processing है जिसके अंतर्गत जो Topics होने वाले हैं ज़रा उनको ध्यान से देखते है। जो कौन कौन से Topic आप को समझने है।

ELEMENTS OF WORD PROCESSING का पहला Topic है उसका Basic Introduction फिर उसके बाद हैं उनके Function जैसे………

3.2 Word Processing Basics

3.2.1 Opening Word Processing Package

3.2.2 Menu Bar

3.2.3 Using The Help

3.2.4 Using The Icons Below Menu Bar

3.3 Opening And Closing Documents

3.3.1 Opening Documents

3.3.2 Save And Save As

3.3.3 Page Setup

3.3.4 Print Preview

3.3.5 Printing Of Documents

3.4 Text Creation And Manipulation

3.4.1 Document Creation

3.4.2 Editing Text

3.4.3 Text Selection

3.4.4 Cut, Copy And Paste

3.4.5 Font And Size Selection

3.4.6 Alignment Of Text

3.5 Formatting The Text

3.5.1 Paragraph Indenting

3.5.2 Bullets And Numbering

3.5.3 Changing Case

3.6 Table Manipulation

3.6.1 Draw Table

3.6.2 Changing Cell Width And Height

3.6.3 Alignment Of Text In Cell

3.6.4 Delete / Insertion Of Row And Column

3.6.5 Border And Shading

3.7 Summary

3.8 Model Questions And Answers

Basics of Word Processing
Basics of Word Processing

3.2 Word Processing Basics (What is Word Processing in Hindi)

Word Processing को समझने से पहले हम उसके बेसिक को समझना जरूरी है।

वर्ड प्रोसेसर एक पैकेज सॉफ्टवेयर है जिससे एक document को बनाया जाता है, document में बदलाव किया जाता है, और document को Print और Save किया जाता है। एक document को लिखने का मतलब है कीबोर्ड द्वारा टाइप किया जाना अर्थात कीबोर्ड द्वारा टाइप किये गए document में हुए गलतियों को सुधार करना जैसे कभी कभी टाइप करते समय स्पेलिंग का गलत होना और उस गलतियों को Delete कर के नए शब्दो द्वारा सुधार करना यही एक Word Processing का कार्य है जिसे हम Word Processing कहते है।

माइक्रोसॉफ्ट सिरपोरेशन द्वारा बनाये गए पैकेज सॉफ्टवेयर जिसके अंतर्गत कई तरह के टूल्स या सॉफ्टवेयर उपलब्ध होते है जैसे:

  • Ms Word
  • Ms Excel
  • Ms Power Point
  • Ms Access
  • Ms Outlook
  • Ms One Note, Etc

इन सभी टूल्स का अलग महत्व हैं जो इनके कार्य पर निर्भर करता है।

निम्नलिखित विशेषताएँ Word Processing के:-

टाइप किए गए शब्दों को आसानी से सही किया जा सकता है जैसे टाइप करते समय आपसे कोई स्पेलिंग गलत हो गई तो गलत शब्द पर राइट Click करके उसे सही किया जाता है।

लिखे गए शब्दों के स्टाइल को आसानी से बदल सकते हैं तथा उनके रंगों को भी बदला जा सकता है।

Ms Word मैं पिक्चर क्लिप आर्ट ग्राफ हैदर और फूटर और Table को आसानी से बनाया जाता है।

3.2.1 Opening Word Processing Package

ओपनिंग Word Processing पैकेज Word Processing पैकेज को स्टार्ट / ओपन करने के लिए सबसे पहले यह चेक करें क्या आपके कंप्यूटर में Ms Office Install है या नही अगर Install नही है तो उसे इनस्टॉल कर के कॉन्फ़िगर करे और भी उसे काम मे ले

Word Processing पर काम करने के लिए सबसे पहले उसे ओपन/स्टार्ट करेंगे और इसे करने के लिए कुछ स्टेप है जैसे:

Step 1: सबसे पहले स्टार्ट मेनू पर Click करे Click करने के बाद

Step 2: All Program पर Click करें

Step 3: आपको Ms Office का फोल्डर मिले गा

Step 4: उसपे Click करने पर आपको एक फोल्डर दिखे गया और इसमें आपको सभी दिख जाएंगे जैसे मस वर्ड, मस एक्सेल, मस पावर पॉइंट, मस वन नोट, इत्यादी।

Step 5: Ms Word पर Click करने पर Ms Word ओपन हो जाएगा।

open document

Start -> All Program -> Ms Office -> Ms Word

ऐसे कर के आप सभी Ms Office के टूल्स को ओपन कर सकते है और एक एक कर के सभी के बारे में जान सकते ही और उससे कार्य कर सकते है।

How To Open Ms Word Using Shortcut Keys

Computer में MS Word Shortcut Keys द्वारा Open कैसे करें

Step 1: Use Keyboard and type Windows Key + R button.

Step 2: Run Dialog Box Appear

Step 3: Type “Winword” and hit Enter Button

Step 4: Ms Word Will Open Enjoy.

3.2.2 Menu Bar Menu Bar क्या हैं? (What Is Menu Bar In Hindi?)

मेनू बार Ms Word ओपन करने पर एक इंटरफ़ेस दिखेगा जहां पर बहुत सारे ऑप्शन दिए होते हैं जैसे:

  • Home Menu Bar
  • Insert Menu Bar
  • Page Layout Menu Bar
  • Reference Menu Bar
  • Mailings Menu Bar
  • Review Menu Bar
  • View Menu Bar
  • Add-Ins Menu Bar

यह सभी मेनू बर होते हैं जिनका अलग-अलग मतलब होता है

What is a Menu Bar? (Menu bar in Ms word in Hindi)

मेनू बार एक ग्राफिकल कंट्रोल एलिमेंट है ड्रॉपडाउन मेनू में होता है यह मेनू बार में फंक्शन होते हैं जैसे फाइल ओपन करना, फाइल को सेव करना और उसको प्रिंट करना यह सभी Home Menu Bar में किया जाता है।

और लिखे गए शब्दो को फॉर्मेटिंग करना जैसे उनके फॉन्ट को बदलना, Text साइज को कम या अधिक कर के उनके साइज को बढ़ा और छोटा करना, बोल्ड करना, Italic करना , Underline Karna, इत्यादि

होम मेनू में 3 टैब होते है जिससे आप टेक्स्ट को चेंज कर सकते है Font का , दूसरा पैराग्राफ का, और तीसरा होता है Style का जिसका यूज़ कर के आप टेक्स्ट के स्टाइल को बदल सकते हैं।

Insert Menu Bar किसे कहते है (इंसर्ट मेनू बार क्या होता है)

इस मेनू बार का काम Add करना होता है मतलब कुछ नए फंक्शन को जोड़ने के कार्य को इंसर्ट मेनू बार का प्रयोग किया जाता है जैसे

पेज ऐड करना पेज ब्रेक करना Table बनाना ( रो और कालम बनाना ) पिक्चर document में जोड़ने क्लिप आर्ट जोड़ना चार्ट बनाना हेडर फूटर के साइज को कम ज्यादा करना और पेज नंबर जोड़ना, इत्यादि।

यह सभी काम इंसर्ट मेनू में किया जाता है।

Page Layout Menu Bar किसे कहते है ( पेज लेआउट क्या होता है )

किसी document के पेज को एडिट करना या उसके प्रॉपर्टी को बदलना जैसे:

layout page setup

पेज सेटअप करना जैसे पेज के मार्जिन को बदलना पेज के आकार ( Landscape Or Portrait ) और पेज के साइज पेज में लाइन नंबर जोड़ना पेज लेआउट की सहायता से पेज में कालम बनाना और पेज में वाटर मार्क डालना और पेज के कलर तथा उसके बॉर्डर के रंगों को बदलना यह सभी कार्य पेज लेआउट की सहायता से किया जाता है।

Reference Menu Bar किसे कहते है ( Reference Menu Bar क्या है )

Ms Word में रिफरेंस मेनू बार का काम होता है जैसे Table आफ कंटेंट ऐड करना Table आफ कंटेंट का मतलब होता है हेडिंग बाइ हेडिंग टेक्स्ट को ऐड करना कथा फुटनोट को पेज में या Ms Word के document में जोड़ने रिफरेंस मेनू बर का कार्य होता है।

Mailings Menu Bar ( Mailings Menu Bar क्या है )

Mailings Menu Bar का कार्य सिर्फ इतना होता है जैसे किसी भी document या टाइप किया हुआ लेटर या एप्लीकेशन को ई-मेल द्वारा भेजना इसमें मेल मर्ज का ऑप्शन होता है जिससे आप लेटर ईमेल एनवेलप लेबल को ई-मेल द्वारा किसी को भेज सकते हैं।

Review Menu Bar किसे कहते है (Review Menu Bar क्या है )

Review Menu Bar में ग्रामेटिकल सुधार किए जाते हैं और शब्दों को ट्रांसलेट किया जाता है और Review Menu Bar का इस्तेमाल करके document को प्रोटेक्ट कर सकते हैं।

जैसे document को अनरिस्ट्रिक्टेड एक्स और document को फॉर्मेटिंग आर एडिटिंग से बचाने हेतु इस मेनू बार का प्रयोग किया जाता है।

View Menu Bar किसे कहते है? (View Menu Bar क्या है )

Ms Word में व्यू मेनू का इस्तेमाल फुल स्क्रीन में document को पढ़ने और देखने के लिए किया जाता है और व्यू मेनू के मदद से ही नया विंडो ओपन किया जाता है जैसे एक document लिखकर Save करने के बाद नया document को लिया जाता है Ctrl + न द्वारा ऐसे ही व्यू मेनू में आकर न्यू विंडोज पर Click करके नए विंडोज को ओपन किया जाता है।

Add-Ins Menu Bar किसे कहते है? ( Add-Ins Menu Bar क्या है )

Add-Ins Menu Bar के मदद से लिखे हुए document को पीडीएफ में Save किया जाता है और पीडीएफ की सेटिंग की जाति है अर्थात इसमें निकाल कर के आप किसी भी document को पीडीएफ में कन्वर्ट कर सकते हैं पीडीएफ को Save करने से पहले उसके सेटिंग को बदलना जरूरी होता है है।

3.2.3 Using The Help

Word Processing के दौरान हेल्प बटन का इस्तेमाल करना हेल्प बटन का इस्तेमाल करके क्या कर सकते हैं उसको समझे हेल्प के ऑप्शन को इस्तेमाल करके क्विक एक्सेस टूलबार के ऑप्शन को इनेबल कर सकते हैं

  • हेल्प बटन के इस्तेमाल से आप कस्टम टूल बार को डिलीट कर सकते हैं
  • हेल्प बटन का यूज़ करके क्विक एक्सेस टूल बार को कस्टमाइज कर सकते हैं
  • हेल्प बटन का यूज़ करके क्विक एक्शन टूल बार को नीचे की तरह ला सकते हैं आर ऊपर की तरह कर सकते हैं।
  • हेल्प बटन का यूज़ करके रिबन को मिनिमाइज और मैक्सिमाइज कर सकते हैं।

3.2.4 Using The Icons Below Menu Bar  ( मेनू बार मे दिए हुए आइकॉन का प्रयोग करना सीखें )

मेनू बार मे दिए हुए आइकॉन का प्रयोग करके document में टेक्स्ट का साइज कम ज्यादा कर सकते हैं

टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक, अंडर लाइन, लेफ्ट, राइट, सेंटर, लिस्ट बटन, का चयन कर सकते हैं

मेनू बारे में दिए हुए इंसल्ट पेज लेआउट रेफरेंस इन सभी ऑप्शन इस्तेमाल करके अलग-अलग कार्य किया जाता है जैसे

इन्सर्ट मेनू का स्नान करके document के कवर पेज बनाना Table बनाना document में पिक्चर क्लिप आर्ट इत्यादि को जोड़ना यह काम इंसर्ट मेनू होता है।

पेज लेआउट में document भेज के कलर फॉन्ट मार्जिन लाइन document पेज ओरियंटेशन जैसे document पेज के साइज वाटर मार्क पेज कलर पेज बॉर्डर को डिजाइन किया जाता है।

ऐसे ही सभी मेनू के अलग-अलग ऑप्शन होते हैं जिनका अलग-अलग कार्य होता है जिसको आप प्रैक्टिकल करेंगे तब अच्छे से समझ सकेंगे।

opening and closing documents in Word Processing
opening and closing documents in Word Processing

3.3 Opening And Closing Documents

किसी भी document को खोलना और बंद करना Ms Word में बहुत ही आसान होता है ओपन करने के लिए कोई भी document का सबसे पहले सेव होना जरूरी है तो इसके लिए सबसे पहले अपने कंप्यूटर में कोई भी एक document पहले से बनाया होगा तभी कोई document ओपन होगा।

open document

3.3.1 Opening Documents

Document को ओपन करने के लिए सबसे पहले Ms Word ओपन करते हैं और इसमें ऑफिस बटन के ऊपर यहां Click करते हैं Click करते ही आपको रीसेंट document में आपका document योगी बनाया होगा वाह दिख जाएगा जिसे एक Click करने पर आपका document खुल जाएगा।

save a document

3.3.2 Save And Save As

खुले हुए document को Save And Save As  करने का क्या मतलब होता है तो सबसे पहले  Save का मतलब समझते हैं

Save का क्या अर्थ है

Save का अर्थ होता है कोई भी document जब हम ओपन करके उसको एडिट करते हैं या उसमें  कुछ चेंज करते हैं और इसे हम चाहते हैं की नए document में Save करे तब हम ऑफिस बटन पर Click करके Save कि आप सुन को गलत करते हैं यानी document में किसी भी बदलाव के अंतर  नया फाइल में सेव ना करने के लिए हम Save के बटन पर Click करते हैं ताकि  हमारा नया फाइल क्रिएट ना होने के बजाएं वही फाइल से रहे इसलिए हमें सेब का चयन करना जरूरी होता है।

अगर कोई फाइल या document पुनः वही फाइल या document ओपन करके उसमें कुछ एडिट किया जा रहा है तो सेव करने का शॉर्टकट की जो होता है Ctrl + S होता है।

Save As का क्या अर्थ है?

Save As का अर्थ होता है नया फाइल को या document को नए सिरे से Save करना जैसे नया document क्रिएट करने पर वर्ड डॉक्युमेंट सेब नहीं होता है तो उसे Save As करते है।

Document को Save As करने के लिए 2 तरीके होते हैं पहला ऑफिस बटन पर Click करकेSave As पर Click करना दूसरा शॉर्टकट की का इस्तेमाल करकेSave As करना document को शॉर्टकट की द्वारा सेव करने के लिए Ctrl + S कीबोर्ड से टाइप करते हैं।

Ms Word के फ़ाइल को Save करने के लिए .Doc Extension से Save किया जाता है।

3.3.3 Page Setup (Page Setup कैसे करे?)

Ms Word में Page Setup करने के लिए सबसे पहले Page Layout के Menu में जाये

इसके बाद यह बहुत सारे ऑप्शन दिए गए हैं जैसे:

  • Margins
  • Orientation
  • Size
  • Columns
  • Watermark
  • Page Color
  • Page Border, etc

Page Setup मेनू बार के Margins ऑप्शन में डाक्यूमेंट्स के पेज Margins को Change कर सकते है जैसे

Orientation

किसी भी Document के पेज Orientation को बदलने के लिए Page Setup Menu में जा कर Orientation को Select करते है इसमें Page को Landscape और Portrait Mode में बदलने के लिए Orientation Option का यूज किया जाता है।

paper size

Size

Page Setup Menu में Page साइज का Option Document के पेज Size Setting को बदलने के लिए होता है जैसे कौनसे पेज में आप लिख रहे है और कौन से Paper पर आपका कैसा प्रिंट होगा यह सब Document के Page Size पर निर्भर करता है।

Page के कुछ Size होते है जैसे

  • A4 Size
  • A3 Size
  • Legal Size

ये सभी पेज के साइज होते है अधिकांश हमे A4 और A3 के  Paper Size की जरूरत होती है। डाक्यूमेंट्स को प्रिंट करने के लिए।

Columns

Page Setup में Column का क्या काम इसको समझने के लिए सबसे पहले इस इमेज को देखिए इसमे दोनों तरफ लिखा गया है।

columns in ms word

ऐसे ही डाक्यूमेंट्स Create करने पर जरूरत के अनुसार यह Option ( Column ) भी Select किया जाता है।

जिससे डोकोमेंट के दोनों तरफ लिखा जा सके।

Watermark

वाटर मार्क Generally Watermark हम ब्रांडिंग करने के लिए करते ही जैसे कोई भी document लिखा आपने और अब आप उसपे अपना चिन्ह छोड़ना चाहते है तो आप Watermark का इस्तेमाल कर सकते है।

printed watermark

जिससे आपके फ़ाइल को Forward या Share करने पर यह पता चले कि यह फ़ाइल या डाक्यूमेंट्स आपके द्वारा बनाई गई है।

अर्थार्त Copyright Owner आप है। इसलिए Watermark का इस्तेमाल Ms Word में किया जाता है।

Watermark को Text और Image Form में किया जाता है।

Page Color And Page Border

Page Layout Menu में Page Color और Page Border का ऑप्शन document पेज को कलर और बॉर्डर देने से बनाये हुए document और Attractive लगते हैं

इसलिए पेज कलर और पेज बॉर्डर को Document में दिया जाता है पेज बॉर्डर को पेज स्ट्रोक ( Stroke )भी कहा जाता है।

3.3.4 Print Preview

Ms Word में प्रिंट प्रीव्यू का मतलब होता है जब भी कोई डॉक्युमनेट Ms Word में बनाया जाता है तब डॉक्युमनेट को रीचेक करने के लिए यह ऑप्शन काम मे आता है

Print Preview के माध्यम से किसी भी डॉक्युमनेट को Print करने से पहले यानी हार्ड कॉपी पाने से पहले यह सुनिश्चित कर लेना जरूरी होता है कि Ms Word में लिखे हुए डॉक्युमनेट में कही कोई त्रुटियां तो नही है।

और यह भी साफ हो जाता है कि प्रिंट करने पर हमारा document कैसा दिखाई दे इसलिए हमें प्रिंट प्रीव्यू का ऑप्शन हमेसा देखना चाहिए क्योंकि इससे एक या एक से अधिक पेजों को एक साथ देख सकते है।

प्रिंट प्रीव्यू को देखने के लिए सबसे पहले स्टैंडर्ड टूल बार के प्रिंट प्रीव्यू पर Click करने पर document प्रीव्यू मोड में हो जाएगा और ऐसे आप चेक कर सकते है।

3.3.5 Printing Of Documents

Ms Word में किसी भी डॉक्युमनेट को प्रिंट करने के लिए सबसे पहले यह सुनिश्चित करें कि क्या आपके कंप्यूटर में Printer Install है या नही।

अगर प्रिंटर इनस्टॉल नही है तो सबसे पहले प्रिंटर को इनस्टॉल करिये प्रिंटर इंस्टाल करने के लिए सबसे पहले उसका सॉफ्टवेयर डाउनलोड करिये

और डाउनलोड होने के बाद सबसे पहले प्रिंटर के USB केबल को अपने लैपटॉप या कंप्यूटर से जोड़िये तब प्रिंटर के सॉफ्टवेयर को इनस्टॉल करिये

प्रिंटर इंस्टाल होने के बाद आप प्रिंटर को Configure कर ले सही से और इसके बाद document को प्रिंट करिये

document को प्रिंट करने के लिए स्टैंडर्ड टूल बार मे Print के बटन पर Click करिये ऐसा करने पर आपका डॉक्युमनेट प्रिंटर एक हार्ड कॉपी में प्रिंट कर देगा।

यदि आप प्रिंटर के प्रॉपर्टीज को सेटअप करना चाहते हैं जौसे अगर कोई डॉक्युमनेट प्रिंट कर रहे ही तो प्रिंट किया जाने वाला डॉक्युमनेट Color Print होगा या Black एंड White।

इसके Properties को बदलने के लिए स्टैण्डर्ड Tool Bar में Print के ऑप्शन को सेलेक्ट करिये इसके बाद प्रिंट करने के लिए एक बॉक्स खुल कर आजेगा और साइड में लिखा होगा Printer Properties जिसपे Click करने पर

आप Printer के Setting को Change कर सकते है जैसे document कलर प्रिंट करना है या Black एंड White इसका चयन करने के बाद

Printing पेज के प्रॉपर्टीज को चेक करले जैसे document कौनसे Paper पे आपका document प्रिंट करे गा जैसे A4 Paper या A3 Paper या लीगल पेपर में।

और यह भी देख ले प्रिंटिंग पेज की प्रॉपर्टीज आपके document के हिसाब से है या नही जैसे प्रिंटिंग document और प्रिंटिंग प्रॉपर्टीज दोनों एक जैसे है या नही मतलब ( Landscape और Portrait मोड में है या नही )

अंत मे आता है इसका पेज जैसे आपका document 10 पेज में है और आपको कितने पेज Print करने है इसका सेटिंग भी इसी बॉक्स में किया जाता है। आपको कितने पेज का प्रिंट चाहिए यह Setting को करने के लिए अलग से कोई बॉक्स नही Open होता है।

Shortcut To Print document

Ctrl + P ऐसे करने पर आपको एक बॉक्स ओपन होगा जिससे Default प्रिंटर के Setting पर document को प्रिंट कर सकते है। अथवा Printer के सेटिंग को बदल कर document को प्रिंटर द्वारा प्रिंट किया जा सकता है।

Text in Word Processing
Text in Word Processing

3.4 Text Creation And Manipulation

How To Create A Document In Ms Word

Microsoft Corporation द्वारा लांच किए गए Microsoft Word Processing एक सॉफ्टवेयर है जिसकी मदत से नया नए डॉक्युमनेट आवश्यकता अनुसार बनाये जा सकते है।

3.4.1 Document Creation

Ms Word में डॉक्युमनेट को बनाने के लिए कुछ निम्नलिखित Step By Step प्रोसेस है।

Step 1: Start Button पर Click करे….

Step 2: All Program पर Click कर के Ms Office पर Click करे ऐसा करने के बाद Ms Word पर Click करें।

Step 3: Ms Word पर Click करते ही Ms Word Open हो जाएगा।

Step 4: नया डॉक्युमनेट बनाने के लिए सबसे पहले File Menu पर Click कर के New के ऑप्शन पर Click करे इसके बाद आपका नया document बन कर आपके स्क्रीन पर आपको मिल जाएगा

Step 5: नए डॉक्युमनेट बनने के बाद document को सेव करना जरूरी है सेव करने के लिए फिर से फ़ाइल मेनू पर जाए और Save As के ऑप्शन पर Click कर डॉक्युमनेट को Save करे।

3.4.2 Editing Text

Ms Word में बनाए गए डॉक्युमनेट में टेक्स्ट Edit करने के लिए सबसे पहले कुछ Content को टाइप करें उसके बाद आवश्यकता अनुसार डॉक्युमनेट को Edit कर सकते हैं।

डॉक्युमनेट में किसी टेक्स्ट को जोड़ने के लिए माउस कर्सर द्वारा आवश्यकता अनुसार जहा से आपको एडिट करना है वहा से टेक्स्ट को Edit करना Start कर दें ऐसा कर के Ms Word में Text Edit कर सकते है।

3.4.3 Text Selection

Ms Word में बनाए हुए document या पेज को एडिट करने के लिए या किसी शब्द या पूरे पैराग्राफ को हटाने या उसकी कॉपी बनाने हेतु सबसे पहले टेक्स्ट को सेलेक्ट करना जरूरी होता है टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के बाद ही उस टेक्स्ट का फॉर्मेट या साइज को बदला जा सकता है।

टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए बहुत से तरीके होते हैं जैसे

  • टेक्स्ट को माउस द्वारा सेलेक्ट करना माउस द्वारा टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए सबसे पहले उस टेक्स्ट के पास माउस के कर्सर को ले जाएंगे जहां टेक्स्ट को सेलेक्ट करना है कर्सर को Click करने के बाद माउस के बाय बटन को दबाकर माउस को दाएं ओर माउस  को ले जाएंगे जहां तक आपको सेलेक्ट करना है ऐसा करने पर टेक्स्ट सिलेक्ट हो जाएगा सेलेक्ट होने पर टेक्स्ट हाईलाइट हो जाएगा जिससे उस टेक्स्ट को फॉर्मेट कर सकते हैं।
  • टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए माउस द्वारा डबल Click करके टेक्स्ट को सेलेक्ट कर सकते हैं।
  • टेक्स्ट को कीबोर्ड द्वारा भी सेलेक्ट किया जाता है अब कीबोर्ड से टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए सबसे पहले कीबोर्ड के आप डाउन और राइट लेफ्ट के बटन का प्रयोग करके सबसे पहले उस टेक्स्ट के पास ले आए जिस टेक्स्ट को पायलट करना है उसके बाद स्विफ्ट की का प्रयोग करके और एरो बटन का प्रयोग करके टेक्स्ट को सेलेक्ट कर सकते हैं

एक साथ टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए शॉर्टकट की यूज किया जाता है Shift+Ctrl+->

3.4.4 Cut, Copy And Paste

Ms Word document में टेक्स्ट को कट कॉपी और पेस्ट कैसे किया जाता है

Ms Word में किसी भी टेक्स्ट को कट कापी और पेस्ट करना बहुत ही आसान होता है।

Cut कैसे करते हैं

टेक्स्ट को कट करने के लिए सबसे पहले माउस द्वारा टेक्स्ट को सेलेक्ट करें और राइट Click करें राइट Click करने के बाद कटका ऑप्शन मिल जाएगा उस पर Click करते ही वह टेक्स्ट कट हो जाएगा।

किसी भी टेक्स्ट को कट करने का शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस एक्स होता है

Copy कैसे करते है?

किसी भी टेक्स्ट को कॉपी करने के लिए सबसे पहले टेक्स्ट को सेलेक्ट करिए और राइट Click करिए राइट Click करते ही कॉपी का ऑप्शन मिल जाएगा जिस पर Click करते ही वह टेक्स्ट काफी हो जाएगा।

किसी को टेक्स्ट को कॉपी करने का शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस सी होता है

Paste कैसे करते हैं?

टेक्स्ट को पेस्ट करने के लिए कट या काफी किए हुए टेक्स्ट को जहां पेस्ट करना है वहां माउस कर्सर को रखिए और राइट Click करके पेस्ट के बटन पर Click करिए पेस्ट के बटन पर Click करते ही टेक्स्ट पेस्ट हो जाएगा।

टेक्स्ट को पेस्ट करने के लिए शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस V होता है जिससे टेक्स्ट को पेस्ट किया जाता है

3.4.5 Font And Size Selection

Ms Word में किसी टेक्स्ट या फोन और उसके साइज को बदलने के लिए होम मेनू में फॉर्मेट टूल बार होता है जिसका इस्तेमाल करके फोंट और साइज को बदला जा सकता है।

3.4.6 Alignment Of Text

टेक्स्ट एलाइनमेंट जैसे बोल्ड इटैलिक अंडर लाइ एवं लेफ्ट राइट और सेंटर इन सभी का प्रयोग करने के लिए होम में न्यू में टेक्स्ट एलाइनमेंट का टूल बार होता है जिसकी मदद से टेक्स्ट को Align कर सकते हैं

Formatting Text in Word Processing
Formatting Text in Word Processing

3.5 Formatting The Text

कंप्यूटर में टेक्स्ट फॉर्मेटिंग करना का उद्देश्य होता है किसी टेक्स्ट के Size और Paragraph, List में आवश्यकता अनुसार बदलाव करना।

फॉर्मेटिंग करने के लिए कुल 16 ऑप्शन है। फॉर्मेटिंग का शॉर्टकट की Alt + O होता हैं।

Font

इस डायलॉग बॉक्स में 3 फंक्शन मौजूद होते है। जिनके मदत से document को Formatting किया जाता है।

पहला टैब फॉन्ट में बदलाव करने का होता है जिसकी मदत से Document के Text का  Font Size, Font Style, Font Color आदि का बदलाव किया जाता है। तथा टेक्स्ट के विभिन्न प्रकार के Text Effect को Apply कर सकते है।

इसका Shortcut Key Ctrl+D होता है।

दूसरा टैब Character Space का होता है इसमें आप डॉक्युमनेट के Text के Space को बदला जाता है।

तीसरा टैब Text Effect का होता है इस Tab द्वारा Text में Animation Effect लगाने अथवा प्रयोग करने के लिए किया जाता है।

3.5.1 Paragraph Indenting

Ms Word के Document में एक एक शब्दों को जोड़ कर वाक्य बनाया जाता है। और वाक्यो के समूह को Paragraph कहा जाता है। Paragraph ऑप्शन द्वारा पैराग्राफ के फॉर्मेटिंग में बदलाव किया जाता है Paragraph के Dialog Box में दो टैब होते है जिसके मदत से पाराग्राफ में Indents And Spacing इन टैब की सहायता से पाराग्राफ का Indentation, Spacing, Alignment, आदि को सेट किया जाता है।

paragraph

पैराग्राफ में 3 Indents होते है Left, Right, और First Line Intends, की Setting की जाती है। और Spacing के सहायता से पैराग्राफ के पहले और लास्ट में Space Set किया जाता है। इसके अलावा पाराग्राफ के बीच के लाइन के बीच कितना Space देना है यह सभी Setting Intends और Spacing में किया जाता है।

linepage and break

दूसरा तब Line And Page Breaks पाराग्राफ में लाइन और पेज ब्रेक इस्तमाल करने के लिए ये ऑप्शन होता है।

3.5.2 Bullets And Numbering

कभी कभी पाराग्राफ में देखा होगा आपने कही पैराग्राफ में लिस्ट का प्रयोग किया जाता है इसको Bullets And Numbering कहते है।

Bullets And Numbering के Dialog बॉक्स में 4 ऑप्शन होते है

  • Bullets Tab
  • Numbered Tab
  • Outlined Number Tab
  • List Style Tab

bullet and numbering

Bullets Tab

Bullets And Numbering का पहला ऑप्शन होता है जिसमे List बनाने के लिए पैराग्राफ के बाद Bullets Tab का प्रयोग किया जाता है। इस टैब में Customize Bullets भी होते है जिन्हें आप अपने अनुसार Alignment को सेट कर के बुलेट्स टैब का प्रयोग कर सकते है।

numbered tab

Numbered Tab

यह टैब Bullets And Numbering का दूसरा टैब होता है इससे से document में Number का प्रयोग कर के लिस्ट बनाया जाता है साथ ही साथ List को Customize भी किया जाता है। जैसे 1, 2, 3, 4 या A, B, C, D या I, II, IIII, आदि।

Outlined Number Tab

यह Outlined Number Tab Bullets And Numbering का 3rd ऑप्शन है जिसके सहयोग से Outlined Number Tab का प्रयोग किया जाता है। जैसे 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, And 1.1.1, 1.1.2, .1.1.3 ठीक ऐसे ही हमने इस पूरे पेज में किया है।

List Style Tab

List Style Tab यह टैब Bullets And Numbering का आखरी और 4th ऑप्शन है जिसका प्रयोग कर के डॉक्युमनेट में Line के List Style Apply किया जाता है।

3.5.3 Changing Case

Changing Case का अर्थ होता है डॉक्युमनेट को एक जैसा सेट कर के रखना ( Character Sequence ) जैसे

किसी शब्दो के Case को बदला जा सकता है। Changing Case के 5 ऑप्शन होते है। जैसे

change case

  • Sentence Case
  • Lower Case
  • UPPER CASE
  • Title Case
  • tOGGLE Case

1 Sentence Case:

Sentence Case में पहला अक्षर Capital होता है और बाकी के अक्षर छोटे हो जाते है। जैसे Online Exam Preparation

2 Lower Case:

Lower Case में पहला अक्षर हो या एक पूरा पैराग्राफ सभी के अक्षर छोटे होते है जैसे ccc online exam preparation

3 UPPER CASE

इस Case में वाक्य के सभी अक्षर CAPITAL LETTER में होते है। जैसे ELEMENTS OF WORD PROCESSING

4 Title Case:

Title Case में सभी शब्दो का पहला अक्षर बड़ा होता है। जैसे Elements Of Word Processing

5 tOGGLE Case:

Toggle Case इस Case का पहला शब्द छोटा और बाकी बड़ा होता है जैसे First Learn Than Execute.  Toggle Case को विशेष प्रकार का Case भी कहते है।

Table manipulation in Word Processing
Table manipulation in Word Processing

3.6 Table Manipulation

Ms Word  में Table Manipulation करने का अर्थ होता है मस वर्ड में Table कैसे बनाया जाता है और उसके लंबाई और चौड़ाई के आकार को बदलना ऐसे ही कार्यो के लिए Table Manipulation का प्रयोग किया जाता है।

table properties

3.6.1 Draw Table

Ms Word में Table कैसे बनाया जाता है। Table बनाने के लिए Tabel Menu का प्रयोग किया जाता है जिसमे कुल 14 Option होते है। और Table बनाने का Shortcut Key Alt + A होता है।

  • Draw Table
  • Insert
  • Delete
  • Select
  • Merge Cell
  • Split Cell
  • Table Auto Format
  • Auto Fill
  • Convert
  • Sort
  • Formula
  • Hide Gridlines
  • Table Properties
  • Draw Table

इसमे Table बनाया जाता है Draw Table के ऑप्शन पर Click करने पर माउस का कर्सर Pencil जैसा हो जाता है और ऐसा करने के बाद Table Or Border नाम का टूलबार दिखने लगता है जिसका प्रयोग कर के डॉक्युमनेट में Table बनाया जाता है आवश्यकता अनुसार Table बनाते समय Row Or Column को बढ़ा और घटा सकते है साथ ही साथ बनाये गए Table में डेटा को भी सेट किया जा सकता है।

Insert

Insert Menu का प्रयोग Table में Row Or Column को बढ़ाने के लिए होता है। Table में Extra Row Or Column को जोड़ने के लिए Insert Table पर Click करे इसके बाद No. Of Row और No. Of Column में आवश्यकता अनुसार Row और Column में Number Enter करे इसके बाद Ok के Button पर Click करे Click करते ही Table में Ro और Column जुड़ जाएगा।

Delete

Delete ऑप्शन का प्रयोग Row, Column, Cell और Table को डिलीट किया जाता है।

Select

Select मेनू का प्रयोग कर के document के Table, Row, Column, या Cell को Select किया जाता है।

Merge Cell

Merge Cell इस ऑप्शन का प्रयोग कर के किसी भी डॉक्युमनेट के Row और Column, या Cell और Table को एक या उससे अधिक को एक मे जोड़ा जाता है इस प्रक्रिया को Merge Cell कहते है।

Split Cell

Split का हिंदी में अर्थ होता है अलग करना ऐसे ही Table के Row और Column, Cell को जुड़े हुए Cell को अलग किया जाता है।

Table Auto Format

Table Auto Format का यह ऑप्शन ऑटो Table बनाने के लिए किया जाता है और इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर Table में कोई बदलाव करने की कोई जरूरत नही पड़ती है।

Auto Fit

Auto Fit का ऑप्शन Table के Row और Column को डेटा के अनुसार फिट किया जा सकता है और Row और Column के साइज को बराबर फिट किया जाता है। और Auto Fill में कुल 5 ऑप्शन होते है जिसके सहायता से Table को अलग अलग प्रकार से फिट किया जा सकता है। जैसे:-

Auto Fit To Windows

Auto Fit To Windows इस ऑप्शन का प्रयोग कर के बनाए गए Table को फुल View में देखा जा सकता है।

Auto Fit To Content

Auto Fit To Content का ऑप्शन प्रयोग करने पर Table में बने Row और Column में उपलब्ध Text Size के अनुसार उसका आकार बदल जाता है।

Fixed Column Width

Fixed Column Width का अर्थ है Table में Column की चौड़ाई में कोई बदलाव नही किया जाना मतलब Column के अंदर लिखने पर Column की चौड़ाई नही बढ़ती है।

Distributed Row Evenly

Distributed Row के ऑप्शन में सभी Row के साइज को एक समान कर सकते है।

Distributed Column Evenly

Distributed Column के ऑप्शन में सभी Column के साइज एक समान या बराबर होते है।

Convert

Convert के ऑप्शन का प्रयोग Text को Table में या Table को Text में बदलने के लिए किया जाता है। जब टेक्स्ट को Table में बदलना होता है तब Row और Column की संख्या को निर्धारित करना अनिवार्य होता है और जब Table से टेक्स्ट में बदलना होता है तो यह निर्धारित किया जाता है कि। टेक्स्ट को कैसे बदला जाए जैसे पैराग्राफ में या कोमा में या किसी और फॉरमेट में इसके बाद किसी एक को सेलेक्ट करने के बाद Ok बटन पर Click करने पर चुने गए ऑप्शन में बदल जाता है।

Sort

Table के डेटा को एक सही क्रम में करने को Sort कहा जाता है जैसे Ascending और Descending Order के क्रम में या A To Z और अन्य में Sorting के ऑप्शन उपलब्ध होते है।

Table Properties

Table Menu में Table Properties को सेट किया जाता है इस ऑप्शन में कुल 4 ऑप्शन होते है।

table properties

  • Table Tab
  • Row Tab
  • Column Tab
  • Cell Tab

Table Tab

Table Tab इस ऑप्शन में Table के प्रॉपर्टीज को सेट किया जाता है।

Row Tab

Row Tab में Row की सेटिंग की होती है।

Column Tab

Column Tab में Column की सेटिंग की होती है

Cell Tab

Cell Tab में Cell की Setting होती है।

3.6.2 Changing Cell Width And Height

document बनाने के दौरान जरूरत के अनुसार Table भी बनाये जाते है Row और Column के द्वारा और किसी Row Or Column के लंबाई और चौड़ाई को भी Edit किया जाता है आवश्यकता अनुसार क्योंकि Table बनाने के बाद उसमें डेटा के Entry होती है ऐसे में कभी कभी Cell के हाइट और विड्थ को कम या ज्यादा किया जाता है इस Process को Changing Cell Width And Height कहते है।

How To Change Column Width In Excel

Step1 Select Cell जिनके Height या Width को बदलना है

Step2 Click Format Menu और Select करे अपने अपने अनुसार जिस भी Row या Column के Height या Width को बदलना है।

Step3 Column या Row पर माउस के कर्सर को ले जाने से Column या Row के Height और Width बदलने का ऑप्शन मिल जाएगा

Step4 वहा Click कर के Height और Width का Size Enter करे फिर

Step5 Ok के बटन पर Click करे और रो और कॉलम का Height और Width Change हो जाएगा।

Mouse द्वारा Cell के Height और Width को कैसे बदले?

माउस द्वारा सेल के लंबाई और चौड़ाई को बदलना बहुत ही आसान होता है आसान भाषा में ड्रैग एंड ड्रॉप करने जैसा होता है।

माउस द्वारा रो और कॉलम के दाई ओर माउस के प्वाइंटर को करने पर  माउस का कर्सर दो मुंह वाले तीर जैसा बन जाएगा।

माउस द्वारा वांटेड को इधर उधर ले जाने पर रो और कॉलम का साइज कम ज्यादा होने लगेगा।

3.6.3 Alignment Of Text In Cell

बनाये गए Table Row और Column द्वारा और उसमें Entry किये गए डेटा या टेक्स्ट के Alignment में बदलाव करना जैसे Text को Center, Left, Right, और Justify, करने को ही Alignment Of Text In Cell कहा जाता है।

3.6.4 Delete / Insertion Of Row And Column

Table में Row और Column को जोड़ना या बढ़ाना और Table में Row और Column को कम ज्यादा करने को Delete और Insert of Row and Column कहा जाता है।

3.6.5 Border And Shading

Border And Shading करने के लिए Format Menu का प्रयोग किया जाता है इसमें Table का Border और Shade को Change करते है जैसे Border के Size, Color, आदि को बदलना और Table के Shade को बदला जाता है।

Summary Of Word Processing
Summary Of Word Processing

3.7 Summary

Introduction To Elements Of Word Processing, Word Processing क्या हैं? और Word Processing Basics जैसे  Opening Word Processing Package, Menu Bar क्या हैं? (What Is Menu Bar In Hindi?), Home Menu Bar ( होम मेनू बार किसे कहते हैं), Insert Menu Bar (इंसर्ट मेनू बार क्या होता है), Page Layout Menu Bar ( पेज लेआउट क्या होता है ), Reference Menu Bar ( Reference Menu Bar क्या है )

और document को खोलना और बंद करना Ms Word में, document को ओपन कैसे करते है?, Save कैसे करे, Save As का क्या अर्थ है?, Page Setup कैसे करे?, Document के Page Size और Print कैसे करते है? How To Create A Document In Ms Word.

कॉपी कैसे करें?, How To Change Column Width In Excel, Mouse द्वारा Cell के Height और Width को कैसे बदले?, Delete / Insertion Of Row And Column, Border And Shading, Etc.

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