Spreadsheet Kya Hai | Introduction to Spreadsheet

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Elements Of Electronic Spreadsheet CCC
Elements Of Electronic Spreadsheet CCC

Spreadsheet Kya Hai Introduction to Spreadsheet Spreadsheet क्या है? A Quick Introduction to Spreadsheet

Microsoft एक Worksheet Program है जो data entry के लिए काम करने के साथ-साथ रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए उपयोग किया जाता है, ms excel विभिन्न कार्यों को करने के लिए जैसे arithmetical, logical, और accounting के कार्य करने के लिए Support करता है।

  • Ms Excel  में Worksheet Cell का एक समूह है
  • Active Cell जिस cell का कर्सर active (hover) रहता है वे सेल कहलाता है
  • Cell row  और column द्वारा एक इंटरजेक्शन है जैसे A1, B1, C1, C5, D1, DE.
  • Ms excel पर काम calculation का करने के लिए inbuilt formula होता हैं।

File menu option (office button)

New —> Ctrl +N
Open —> Ctrl +O
Save —> Ctrl +S
Save as —> F12
Print —> Ctrl +P
Exit —> Alt +F4

Editing menu option (Home Tab)

Undo —> Ctrl +Z
Redo —> Ctrl +Y
Cut —> Ctrl +X
Copy —> Ctrl +C
Paste —> Ctrl +V
Del/clear —> del key (recycle bin)
Del/clear —> Shift + Delete  key (permanent delete)
Select all —> Ctrl +A

Advance features of ms excel

Wrap text: यदि आप एक सेल में कई को लाइनें जोड़ना चाहते हैं, तो आप सेल को format कर सकते हैं, ताकि Text automatically wrap हो जाए, या आप manual रूप से लाइन ब्रेक का उपयोग कर सकते हैं।

To wrap text automatically

Step #1 in a worksheet, select the cells that you want to format

Step #2 on the home tab, in the alignment group, click wrap text

4.0 Introduction

4.1 Objectives

4.2 Elements of Electronic Spreadsheet`1

4.2.1 Opening of Spreadsheet

4.2.2 Addressing of Cells

4.2.3 Printing of Spreadsheet

4.2.4 Saving Workbooks

4.3 Manipulation of Cells

4.3.1 Entering Text, Numbers and Dates

4.3.2 Creating Text, Number and Date Series

4.3.3 Editing Worksheet Data

4.3.4 Inserting and Deleting Rows, Column

4.3.5 Changing Cell Height and Width

4.4 Function and Charts

4.4.1 Using Formulas

4.4.2 Function

4.4.3 Charts

4.5 Summary

4.6 Model Questions and Answers

Introduction to Spreadsheet (Spreadsheet क्या है?)

Topics Covered In Post

Spreadsheet Kya Hai
Spreadsheet Kya Hai

Spreadsheet Kya Hai, Spreadsheet कैसे काम करता है, Spreadsheet के formulae कौन – कौन से है, इन सभी topics के बारे मे आप इस पगे पर जानेंगे और समझेंगे और लास्ट मे CCC Exam MCQ भी करे जाएंगे…

Spreadsheet ms excel का भाग है जिसे डेटा एंट्री, formatting, graph or chart, को बनाने में प्रयोग किया जाता है।

Ms excel एक spreadsheet का program है जिसे office के कार्यो में प्रयोग किया जाता है जैसे ग्रिड टेक्स्ट बनाना, फार्मूला का प्रयोग कर के calculation करना, इत्यादि।

Ms excel का प्रयोग business field में प्रयोग किया जाता है बड़े – बड़े कंपनियों के डेटा को record करना, maintain करना, कंपनियों के बजट प्लान, chart क्रिएट करना जैसे कामो को करने के लिए हमे ms excel की जरूरत होती है।

Ms excel एक पैकेज software है जो Ms office में मिलता है ms office के कई version ऑनलाइन मार्केट में उपलब्ध है ms office का latest version 27 June 2019 में लांच किया गया था और ms office में यह अभी तक का नया version रहा है। जिसे download करने के लिए यहा क्लिक कर सकते है।

Ms Office को Microsoft corporation द्वारा बनाया गया है और 19 November 1990 में Microsoft office को बनाया गया था ।

Alternatives to Word and Excel

Ms Office और Ms Excel “word processing और spreadsheet program” ही एक ऐसा अकेला प्रोग्राम नही है जिसे आप प्रयोग कर सकते है।

इनके कुछ alternative भी ऑनलाइन मार्केट में मौजुद है जिसे आप प्रयोग कर सकते है जैसे

  1. Google G Suit
  2. Apple iwork Suite
  3. LibreOffice

Google G Suit एक ऐसा software program है जिसे business purpose के लिए प्रयोग किया जाता है और यह software program बहुत popular software program है जिसे free में इस्तमाल किया जा सकता है।

Apple iwork Suite Software program जिसका प्रयोग सिर्फ apple के device में ही कोय जाता है और यह सॉफ्टवेयर फ्री होता है Mac यूजर के लिए और यह सॉफ्टवेयर प्रोग्राम ms office का alternative software program है।

LibreOffice यह एक ऐसा software program है जिसका demand तेजी से online market में बढ़ता जा रहा है। LibreOffice को आप free में प्रयोग कर सकते है इसे प्रयोग करने के लिए आपको कोई पैसा देने की जरूरत नही होती है।

  1. LibreOffice में Word को Writer के नाम से जाना जाता है।
  2. LibreOffice में एक Excel को Calc के नाम से जाना जाता है।

हालांकि आप CCC Exam की tayari कर रहे है तोह आपके syllabus में LibreOffice को जोड़ा गया है जिसे पढ़ना आपके लिए अनिवार्य होगा।

अगर आप किसी भी completive exam preparation कर रहे है तो आपको LibreOffice के बारे में पढ़ना चाइये क्योंकि अब ccc exam में पूछे जाने वाले सवाल libreoffice से भी होंगे।

  • How to download libreoffice in Hindi
  • How to install libreoffice in Hindi
  • Libreoffice in hindi
  • Libreoffice pr kaise kaam kare
objectives of spreadsheet
objectives of spreadsheet

Objective Of Spreadsheet

इस Unit को पढ़ने के बाद आप निम्न जंकारियों से पूर्ण होंगे:

  1. Excel मे Sheet कैसे बनाते है, Save कैसे करते है
  2. Excel मे डाटा entry – text, number और formula का प्रयोग करना,
  3. Navigation in sheet, difference between sheets of a workbook,
  4. Insert और delete करना, row और columns के sheet,
  5. Select करना, copy, paste, और cell को delete करना worksheet से,
  6. Excel मे formulas के प्रयोग और कुछ inbuilt function Spreadsheets के,
  7. बिना किसी error के Excel Sheet का प्रयोग करना और auto correct, Spell Check,
  8. Page Setup करना, margin सेट करना, excel sheet को print करना,
  9. Different types के styles का प्रयोग
  10. Creating chart in worksheet,
elements of electronics spreadsheet
elements of electronics spreadsheet

4.2 Elements of Electronic Spreadsheet

Elements of Electronic Spreadsheet को एक बड़ी शीट के रूप में परिभाषित किया गया है जिसमें data और information को rows और columns में के रूप में arrange किया जाता है।

Spreadsheet Kya Hai
Spreadsheet Kya Hai

Electronic Spreadsheet के अलग-अलग प्रोग्राम हैं जिनका प्रयोग किया जाता है जैसे Microsoft Excel, lotus 123, आदि, और कुछ ऐसे सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जिन्हें आप फ्री में इस्तमाल कर सकते है और यह internet पर free /open Source हैं, जैसे,

  • Gnome Office Spreadsheet Gnumeric,
  • KOffice KSpread,
  • org Calc
  • LibreOffice

जिन्हें स्प्रेडशीट, के रूप में भी जाना जाता है।

Spreadsheet को worksheet के नाम से भी जाना जाता है। जिसका प्रयोग numerical डेटा को analyse करने की अनुमति देते हैं। डेटा एक सेल में दर्ज किया जाता है,

जो row और column के form में define किया गया है। स्प्रेडशीट की सबसे अच्छी विशेषता यह है कि यह स्वचालित रूप से result को calculate होता है यदि Source data बदलता है, तो गणितीय सूत्रों (mathematical formula) के परिणाम को recalculate करता है।

स्प्रैडशीट में एक बड़ी राशि को जल्दी से रिकॉर्ड करना और हेरफेर करना बहुत ही आसान होता है।

Ms Excel की ऐसे ही बहुत सी विशेषताए है इसी लिए ms excel को प्रयोग किया जाता है

   4.2.1 Opening of Spreadsheet

Starting A Spreadsheet Program, Spreadsheet प्रोग्राम को चलाने तथा Spreadsheet को open करने कसे लिए कुछ स्टेप है जिन्हें आप फॉलो करें

To start follow the steps given below:

Opening of Spread Sheet
Opening of Spreadsheet

Step 1. Click on Start button on the Taskbar.

Step 2. Click on All Program option in the pop-up window.

Step 3. Click on Ms Office

Step 4. Click on Ms Excel

इतना करने के बाद आपको एक blank spreadsheet खुल जाएगा

Start->All Program->Ms Office->Ms Excel

List Of Shortcut to open ms excel

No. 1 Windows Search Box द्वारा Ms Excel Open करना

Step #1 सबसे पहले “Windows Start Button” पर क्लिक करना है।

Step #2 फिर आपको “Windows Search Box” में ‘excel’ या ‘EXCEL’ लिखना है।

Step #3 इसके बाद आप “Enter” बटन दबाएं और आपके सामने “MS Excel” open हो गया है।

No. 2 Run Command द्वारा एक्सेल ओपन करना

Step #1 सबसे पहले की-बोर्ड की सहायता से “Windows Key + R” दबाए।

Step #2 इस keyboard shortcut को दबाने के बाद आपके सामने कुछ इस प्रकार की window खुल कर आएगी।

Windows + RUN Command

Step #3 यह विंडॉज का ‘Run Box’ है. इसके सर्च बॉक्स में आपको “excel” या ‘EXCEL’ लिखना है. याद रखें की जैसे यहां ‘excel’ या ‘EXCEL’ को लिखा गया है. इसे हू-ब-हू लिखना है. इसे लिखते समय इसमे कोई अतिरिक्त बदलाव ना करे।

Type ‘excel’ and OK

Step #4 इसके बाद आप माउस से ‘OK‘ पर क्लिक करें या फिर की-बोर्ड से “Enter” बटन दबाएं और आपके सामने “MS Excel” Open हो जाएगा।

No. 3 Desktop Icon द्वारा एक्सेल ओपन करना

यह विधि सबसे छोटी और आसान है. इसमे आपको सिर्फ एक क्लिक करना है और “MS Excel” आपके सामने खुल जाएगा. चलो इस विधि का अध्ययन करें।

Step #1 अपने डेस्कटॉप पर “MS Excel” का आइकन खोजें

Step #2 जब आपको यह दिख जाए तो इस पर ‘Mouse‘  को ले जाए तो आप देखेंगे कि इसे एक वर्ग ने घेर लिया है. अब इस आइकन पर अपने ‘Mouse’ की बांयी क्लिक को दो बार (double-click) जल्दी से दबाएंगे तो ‘MS Excel’ Open हो जाएगा।

Step #3 यदि आपने ‘MS Excel’ को ‘Task Bar‘ पर पिन किया हुआ है, तो आप ‘MS Excel’ आइकन पर एक क्लिक कर ‘MS Excel’ Open कर सकते है।

   4.2.2 Addressing of Cell

एक Spreadsheet में row और column होते हैं जो worksheet cell को बनाते हैं।

cell एक बॉक्स है जहाँ हम data enter कर सकते हैं।

Column Vertical line बनाता है जबकि row worksheet cell की एक horizontal line बनाती है।

Cell row और column का एक combination है।

किसी cell के location या address का वर्णन करने के लिए, हमें column को नाम देना होता है।

एक Worksheet cell में दो तरह के data हो सकते हैं।

  • Constant Value
  • Formula

जो हम आगे देखेंगे

   4.2.3 Printing of Spreadsheet

सबसे आसान तरीका spreadsheet को प्रिंट करने का office button के icon पर क्लिक करे और Print के icon पर click करें ऐसा करते ही print करने के लिए dialog box आएगा जहा आपको कुछ सेटटिंग करना होता है setting करने के लिए printing properties पर click कर के अपने अनुसार सेटटिंग change कर के Apply button पर click करे फिर ok बटन पर click करे।

Spreadsheet को print करने के लिए कुछ step by step process है

Step #1 Click Office Button

Step #2 Select Print Icon Button

Step #3 A Dialog box appear on the Screen

Step #4 Change Printing Properties According To Need

Step #5 Select Printer और Click Ok Button

Office button -> Printer Icon -> Printing Box Appear -> Change Properties if Need -> Click Apply & Ok Button

Shortcut Keys to print excel sheet

Excel sheet को print करने के लिए shortcut keys का इस्तमल Ctrl+P किया जाता है keyboard द्वारा दबाये गए shortcut keys पर print करने के लिए printing box खुल कर आता है।

Printing A Spreadsheet (Spreadsheet कैसे प्रिंट करते है?)

Spreadsheet को प्रिंट करने के लिए:

Step #1 प्रिंट करने के लिए सबसे पहले प्रिंट प्रीव्यू के ऑप्शन को सिलैक्ट करे file menu द्वारा और print के icon पर क्लिक करे

Step #2 Click setup

Step #3 Select page setup landscape और portrait

Step #4 Chose page size A4, A3, legal, etc.

Step #5 select color printing properties color और grayscale

Step #6 Click Apply & Ok or print spreadsheet…..

4.2.4 Saving Workbooks

Saving Workbook, Workbook को save करेने के लिए:

Step #1 Select करें “Save As” option को office button पर click कर के

Step #2 Select directory / path जहा आप Save करना चाहते हो

Step #3 Type File Name और Save करे .xls extension के साथ

Step #4 Click Save बटन

Step #5 अब आपका file save हो गया है।

manipulation of cell
manipulation of cell

4.3 Manipulation of Cells

Manipulation Of Cells का मतलब होता है spreadsheet के row और columns का प्रयोग कर के उसके data या entered information को बदलना।

Cell को row और column के तरीके से manipulate किया जा सकता है इसे करने के लिए cell को select करे और right click करे जैसा आप स्क्रीन पर देख रहे है।

इस menu में आपको कई सारे option मिलते है :

Cell को Cut/Copy/Paste करने का इस option की वजहों से worksheet में entered data को duplicate किया जाता है एक cell से दूसरे cell में

Insert new cell का इस option का प्रयोग कर के जब worksheet में cell को insert किया जाता है हमे यह तय करना होता है कहा row और column को insert करना है।

Delete cell का worksheet से row और column को डिलीट कर सकते है पर जब भी delete किया जाता है तो excel पूछता है cell को कहा शिफ्ट करने है।

Format cell का इस option का प्रयोग cell में बदलाव लाने के लिए किया जाता है जैसे text size, text color, background color, borders, आदि।

Manipulating rows and columns

बहुत से ऐसे स्प्रेडशीट में ऑप्शन है जिसका प्रयोग कर के worksheet के row और columns को manipulate किया जा सकता है manipulation करने के कुछ प्रक्रिया होते है।

एक row और column को select करने के लिए उस row और column को select करे जो लेबल को बाई तरफ है।

Multiple row और column को select करने के लिए label पर क्लिक करे जहा से आपको सेलेक्ट करना है, select करने के बाद mouse के cursor को नीचे के तरफ खिंचे और drag करे जहा तक आपको select करना हो।

Worksheet में row और column को select करने के लिए उस छोटे बॉक्स को select करे (cell) mouse के cursor द्वारा drag करे जितना आपको सेलेक्ट करना है।

ऐसे करने पर एक बार row और column select हो गए right क्लिक करके highlight करे जैसा कि आप सब स्क्रीन पर देख रहे है।

4.3.1 Entering Text, Numbers and Dates

How to Enter Text and Numbers in Microsoft Excel Worksheet

How to Enter Text or Numbers in Microsoft Excel Microsoft Excel Worksheet के cell में text, number, enter करने के लिए simple cell को select करे और type करे आप जो कुछ type करेंगे वो cell और formula बार मे दिखाई देगा typing करने के बाद आप उस cell के बाद दूसरे cell मे एंटर कर सकते है।

text enter in cell
text enter in cell

4.3.2 Creating Text, Number and Date Series

Press Tab ( Press Tab के button को दबाते ही आप दाई ओर के cell में प्रवेश कर जाएंगे)

Press Shift+ Tab (बाई ओर के cell में प्रवेश करने के लिए Press Shift+Tab button का प्रयोग करें)

Press an arrow key (अपने अनुसार arrow key का प्रयोग करे arrow key का प्रयोग करने पर किसी भी cell में enter किया जा सकता है। ऊपर, नीचे, दाएं और बाएं)

  4.3.3 Editing Worksheet Data

Microsoft Excel Worksheet में Editing करना बहुत ही आसान है जैसे

Row के data को edit करने के लिए उस row को select करे जिस row को edit करना है और इसके बाद type करे

ऐसे ही column के डेटा को edit करने के लिए column को सेलेक्ट करे और edit करे

Keyboard द्वारा row और column को edit करने के लिए row या column को select करे और F2 के button को दबाये

  4.3.4 Inserting and Deleting Rows, Column

Inserting or deleting a row और column

Select करें cell को जिस भी column, को edit या delete करना हो और फिर Home -> Insert -> Insert Sheet Columns और  Delete Sheet Columns.

 

Alternative method inserting और deleting के लिए right-click करें top of the column, और फिर select Insert और Delete करें।

Worksheet में Insert और row को डिलीट कैसे करें

सबसे पहले Select करे cell के row को जिसे delete करना है और go to Rows or Delete Sheet Rows के ऑप्शन को सेलेक्ट करे।

Alternative method जिससे आप row को insert और delete कर सकते है, right-click करे row के number पर, और select करे Insert or Delete के option को।

  4.3.5 Changing Cell Height and Width

By default जब आप Ms excel में sheet बनाते है तब row का height और column का width में कोई बदलाव नही होता है तथा row और column के height or width एक समान रहते है।

changing row height
changing row height

इनके Size बदलने के लिए

row height
row height

अगर आप किसी row या column के साइज को बदलना चाहते है cursor द्वारा select करे और drag करे अपने अनुसार जैसा या जितना आप रखना चाहते है उतना बदल सकते है।

Changing column width
Changing column width

एक से अधिक row के साइज को बदलने के लिए row के पहले Heading को select करे और mouse के सहारे उसे drag करे।

और अप ऐसे भी कर सकते है जैसे right क्लिक कर के row को select करे और कीबोर्ड से Shift+F10 दबाये  और एक popup खुल कर आ जाएगा उसके बाद “Row Height” के option को select करे।

Column Width
Column Width

ऐसे कर के आप column के लिए भी कर सकते हैं

function and charts
function and charts

4.4 Function and Charts

MS Excel में chart को ही graph कहा जाता है, Excel Sheet में chart का काम data को visual representation के form दर्शया जाता है जिससे worksheet के data को समझने में आसानी हो मतलब जो भी data excel के worksheet में entry की जाती है उसको chart या graph के form में इसलिए दर्शया जाता है ताकि data को समझने में किसी भी प्रकार की असुविधा न हो।

Excel में Chart एक ऐसा Powerful tools है जो हमे वर्कशीट के entered data को visual data में देखने और समझने का मौका देता है, excel में charts के बहुत से format होते है जैसे Bar, column, pie line, scatter, surface, area, doughnut and radar charts. Excel के साथ मील यह विकल्प बहुत ही आसान होते है chart को बनाने के लिए।

Chart के कुछ उदाहरण जिसे जरूरत होने पर आप बना सकते है

यहाँ chart  के sample देना है।

How to create chart bar in Hindi

Chart bar को बनाने से पहले ये समझना जरूरी है कि chart bar क्या होता है?

What is Chart Bar in Hindi? Chart Bar kya hai

Bar Chart एक ऐसा graph है जो horizontal bar द्वारा और axis value को graph के निचले हिस्से में दर्शया जाता है

Bar Chart एक ऐसा graphical representation method है जिसे Microsoft excel के spreadsheet में इस्तमाल किया जाता है।

chart bar का प्रयोग कब किया जाता है?

Bar chart का प्रयोग किसी Categories के Values को Compare करने के लिए किया जाता है।

क्योंकि categories के कभी कभी टेक्स्ट बड़े होते है और उन्हें column में enter करने के बाद भी उसे समझना मुस्किल होता है।

Step by Step Process to Create a Bar Chart

How to create chart bar in हिंदी Chart Bar Kaise Banaye

Ms Excel 2007 में बार chart को बनाने के लिए, कुछ स्टेप को फॉलो करे:

Step #1 सबसे पहले data को Highlight करे जिसे आप प्रयोग कर के chart बनाना चाहते है जैसे हमने यहा range को select किया है A1:C6.

step to create bar chart
step to create bar chart

Step #2 Select करे Insert tab toolbar को जिसे आप screen के top पर मिल जाएगा और फिर Bar button पर क्लिक करे Charts group से और select करे chart को drop down menu से.

Select Chart Bar
Select Chart Bar

अब आप देख सकते हो bar chart स्क्रीन पर आगया है spreadsheet में vertical bar के साथ जो दर्शा रहा है

lable group
lable group

अब अगर आप चाहते है bar chart में tittle को जोड़ना या लिखना क्योंकि By default, bar chart बिना tittle के बनता है  Ms Excel 2007 में तो इसे बनाने के लिए

finished
finished

Tittle को लिखने के लिए सबसे पहले select करे layout टैब को जो मिलेगा chart tool के option में और फिर Click करे Chart Title button को  Labels group के ऑप्शन से और फिर select करे “Above Chart” के ऑप्शन पर

ऐसा करते ही आपका tittle दिख जाएगा ऊपर chart के area में अब Click करे title पर और अब यह बदलने योग हो जाएगा जिसे आप Enter कर के tittle को लिख सकते है और tittle को लगा सकते है, ऐसे ही सभी excel chart को बनाया जाता है ।

  4.4.1 Using Formulas

Formula का प्रयोग excel sheet में data को calculate किया जाता है जिससे यह पता लगाया जा सकता है result के outcomes value क्या है, excel में formula हमेशा equal sign (=) से किया जाता है और excel में कुछ निम्नलिखित प्रकार के डेटा आइटम होते है जैसे:

Numeric and text values (constant)

Arithmetic operator, comparison operator, text operators, functions, parentheses

Cell reference, and names

इनका प्रयोग कर के आप किसी भी data को calculate कर सकते है excel worksheet में अपने अनुसार

Excel में आप formula को worksheet में भी दिखा सकते है और उनके रिजल्ट formula के साथ

Using Formulas
Using Formulas

How to control the display of formula result

Step #1 Click File Tab -> click option

Step #2 Excel Dialog box appear -> Advance

Step #3 Click करे show formula वाले line पर

Step #4 ok

Worksheet में viewing formula और result formula दोनों को देखने के लिए click करे formula button को Formula tab से keyboard द्वारा shortcut keys का प्रयोग कर के इसे किया जा सकता है और shortcut keys है ctrl+’

Formula को डिस्प्ले करने पर excel में column के width अपने आप बढ़ जाते है।

How to enter formula in excel? Excel में formula कैसे लिखे

Excel में formula लिखने के लिए equal sign (=) से start किया जाता है आप formula को formula bar में लिख सकते है या आप cell में भी लिख सकते है

To enter formula in the formula bar

Step #1 Select करे cell को जिस cell में formula enter करना है।

Step #2 click formula bar और type करे equal sign(=) को

Step #3 formula लिखने के बाद enter दबाए

Step #4 Type Operator Common ऑपरेटर होते है plus (+) minus (-) formula कई प्रकार के होते है।

Step #5 formula लिखने के बाद enter दबाए

To enter a formula in a cell

Step #1 Double करे cell में या कीबोर्ड से F2 दबाये जहा formula लिखना हो और equal sign(=) लिखना न भूले

Step #2 Value टाइप करें, Cell reference, function और name

Step #3 formula लिखने के बाद enter type करे

Step #4 ok

Example: To Sum Two Value Range

Step #1 दिए गए cells में A20:A26 price enter करे Rs 1 से 100

Step #2 Select cells B20:B26 और type करे formula =A20*8% tax amount को calculate करने के liye

Step #3 Press Ctrl+Enter साथ में

Step #4 Cell C20:C26 में type करे discount value -1 से -3 तक

Step #5 Cell C28 में तीनो column को जोड दे जैसे =SUM(A20:A26,B20:B26,C20:C26)

Step #6 Done

  4.4.2 Function

Other basic functions

Excel में formula या function का प्रयोग गणना करने के लिए किया जाता है और इन फंक्शन का बहुत महत्व होता है जैसे – column के cell को जोड़ना, एक संख्या को दूसरे संख्या से घटाना, किसी रेंज के डेटा का औसत निकलना, आदि तो उस calculation को करने के लिए formula का प्रयोग करते है, और excel में formula को लिख कर result का output लेते है।

Ms Excel में फार्मूला लिखने से पहले equal sign (=) का प्रयोग करते है।

Ms excel में पहले से कुछ function परिभाषित होते है आसान शब्दो मे कहे तो पहले से परिभाषित formula होते है जिन्हें predefined function कहते है। predefined function का प्रयोग कर के कंप्यूटर में गढ़ना करने के लिए किया जाता है जैसे जोड़, घटना, गुण, भाग, आदि यह निम्न प्रकार के होते है:

  • Mathematical Function
  • Logical Function
  • Statics Function
  • Date and Time Function
  • Text Function

Mathematical Function क्या है what is Mathematical Function Hindi?

Ms Excel में बहुत से Mathematical Function है जिन्हें अलग अलग कार्य मे उपयोग किया जाता है जैसे जोड़ना , घटना, गुणा, भाग, और trigonometry functions, Mathematical Function worksheet में simple और complex calculation करने के लोए किया जाता है जैसे total value निकलना, cell के range को calculate करना, आदि

1 SUM() यह Function संख्याओं को जोड़ने के लिए होता है। इस function में value, call reference और cell range को दर्शाया जाता है

Example: =SUM(A1:A6)

2 SQRT() यह function दिए हुए संख्याओ का Square Root निकलने में प्रयोग किया जाता है

Example: =SQRT(36)

3 odd() यह function दिए हुए नंबर के सम संख्या (ODD NUMBER) निकलने के लिए किया जाता है।

Example: =odd(60)

4 even() यह function दिए हुए नंबर के विषम संख्या (EVEN NUMBER) निकलने के लिए किया जाता है।

Example: =even(59)

5 MOD() यह function दिए हुए नंबर के शेषफल संख्या (MOD NUMBER) निकलने के लिए किया जाता है।

Example: =MOD(26,5)

6 POWER() यह function दिए हुए नंबर के घात संख्या (POWER NUMBER) निकलने के लिए किया जाता है।

Example: =POWER(4,2)

7 ABS() यह function दिए हुए नंबर के absolute number (यदि किसी number के आगे कोई चिन्ह है तो उसे हट जाता है) निकलने के लिए किया जाता है।

Example: =abs(-60)

8 Fact () यह function दिए हुए नंबर के factorial संख्या (FACTORIAL NUMBER) निकलने के लिए किया जाता है। 3 का factorial क्या होता है । 1*2*3=

Example: =fact(5)

9 INTO() यह function दिए हुए नंबर के integer संख्या (INTEGER NUMBER) निकलने के लिए किया जाता है।

Example: =INT(121.11)

Logical Function क्या है? What is Logical Function in Hindi?

Logical function का प्रयोग तब करते है जब हमें किसी value के condition को check करना होता है जैसे condition सही है या गलत ( true और false )

Logical function के 3 प्रकार होते है।

IF() यह Function का प्रयोग सही और गलत value निकलने के लिए किया जाता है जैसे अगर कोई value सही हैओ तो answer true आएगा और गलत हो तो False आएगा

TRUE() True Answer को print करने के लिए इस function का प्रयोग किया जाता है।

FALSE() False Answer (गलत) को print करने के लिए इस function का प्रयोग किया जाता है।

Statics Function क्या है ? What is Statics Function Hindi?

ऐसे function जिनका प्रयोग data के range को statics analysis करने के लोए किया जाता है Ms excel में इसका प्रयोग करना बहुत आसान भी है और थोड़ा कठिन भी क्योंकि यह statics function है इसलिए इसके प्रयोग करना कठिन है ।

Statics Function का प्रयोग average value, minimum value, maximum value, standard deviation, slopes आदि को निकालने के लिए किया जाता है।

MAX()

इस Function का उपयोग Largest Value निकलने के लिए किया जाता है।

MIN()

इस Function का उपयोग Smallest Value निकलने के लिए किया जाता है।

COUNT()

इस Function का उपयोग cell में enter किये हुए number की गिनतियां करने के लिए किया जाता है।

Date and Time Function

Date Function in Ms Excel Worksheet

  1. NOW():- यह Function का प्रयोग Computer की current date और Time देखने के लिए किया जाता है।

Example:

=NOW()

OUT PUT- 10/31/2020 20:03

  1. DAY():- इस Function में DATE से दिन का पता लगाया जाता है।

Syntax:- day(date)

Example=day(31/09/2020)

Output=31

  1. MONTH ():- इस Function में DATE के माध्यम से Month का पता लगाया जाता है।

Syntax:- month(date)

Example= month (09/31/2011)

Output=09

  1. year():- इस Function में DATE का प्रयोग कर के वर्ष पता लगाया जाता है।

Syntax:- year(date)

Example= year (09/31/2020)

Output= 2020

  1. today():- इस Function में current date का पता लगाया जाता है। जैसे

Syntax today()

=today()

Output:- 09/30/2020

  1. Date():- इस Function में दिये हुए Number को Date में बदला जाता है।

Syntax:- date(year, month, day)

Example:- date(2020,31,09)

Output= 30/09/2020

Time Functions in Excel

  1. Time():- इस Function में enter किया गया hour, minute, second को Time में बदल सकते है।

Syntax:- Time(hour, minute, second)

Example:- Time(8, 30,10)

Output:- 8:30 PM

  1. Second():- इस Function में enter किया गया Time से Second में बदलने के लिए किया जाता है।

Syntax:- Second(Time)

Example:- Second(8:30:34)

Output:- 34

  1. Minute():- इस Function में समय से minute क्या हो रहा है इसका पता लगाया जाता है ।

Syntax:- minute(Time)

Example:- minute (8:30)

Output:- 30

  1. hour():- इस Function में समय से Hours का पता लगाया जाता है।

Syntax:- hour(Time)

Example:- hour(8:30)

Output:- 8

Text Function in Ms Excel

Excel में Text Function का उपयोग Simple Text के लिए किया जाता है जैसे upper text, lower text ये सभी text function के प्रकार है जो कुछ इस तरह के है:

UPPER() इस Function का प्रयोग शब्दो को CAPITAL LETTER के लिखावट के लिए किया जाता है और इसका

Syntax: =UPPER(TEXT)

Example: =UPPER(“tayri jeet ki”)

Result: TAYARI JEET KI

LOWER() इस Function का प्रयोग शब्दो को small letter के लिखावट के लिए किया जाता है और इसका

Syntax: =LOWER(text)स

Example: =LOWER(“SPREADSHEET IN HINDI”)

Result: spreadsheet in hindi

PROPER() इस Function का प्रयोग शब्दो को Sentence Case जैसे convert करता है जैसे ms word में होता है।

Syntax: =proper(TEXT)

Example: =proper(“spreadsheet in hindi”)

Result: Spreadsheet In Hindi

Len() इस Function का प्रयोग शब्दो के अक्षर गिनने के लिए किया जाता है, जैसे इसका syntax है।

Syntax: =len(TEXT)

Example: =len(“tayri jeet ki”)

Result: 11

Left() इस function का प्रयोग शब्दो के अक्षर को बाये ओर लिखा जाता है और इसमें शब्दो से कितने अक्षर निकलना है, उनके number देने होते है जैसे इसका syntax है।

SYNTAX: =left(text, number)

Example: =left(“spreadsheet”, 6)

Result:- spread

Right() इस function का प्रयोग शब्दो के अक्षर को दाएं ओर लिखा हुआ text और शब्दो से कितने अक्षर निकलना है, और उनके number दिए जाते है जैसे इसका syntax है।

SYNTAX: =left(text, number)

Example: =left(“spreadsheet”, 5)

Result:- sheet

4.4.3 Charts

आप Ms Excel  का उपयोग करके विभिन्न प्रकार के चार्ट बना सकते हैं जो आपको एक वर्कशीट में डेटा का विश्लेषण करने में मदद करेगा और आपको Visual Presentation का result भी देगा।

और आप charts को Customize भी कर सकते है text को जोड़ के, arrows, title, आदि।

यदि आप एक लेज़र प्रिंटर या प्लॉटर पर एक चार्ट बनाते हैं, तो चार्ट की गुणवत्ता उतनी ही अच्छी होगी जितनी किसी पेशेवर कलाकार द्वारा बनाई गई चार्ट की होगी।

Ms Excel 2010 के साथ आप chart elements पर डबल क्लिक करके Formatting विकल्पों का उपयोग कर के तुरंत Charts बना सकते हैं।

Select Chart Bar
Select Chart Bar

Ms Excel में chart कैसे बनाए | How to create charts in ms excel Hindi?

आप ms excel में दो अलग-अलग तरह के चार्ट बना सकते हैं जैसे के embedded chart और चार्ट शीट में दिखाई देने वाले चार्ट।

Embedded chart क्या है? | Embedded chart in Hindi

टेबल या टेक्स्ट के बगल में वर्कशीट में एक embedded chart दिखाई देता है।

जब आप चार्ट के लिए डेटा के साथ एक चार्ट बनाना चाहते हैं तो के embedded chart की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए आप नीचे दिए हुए image को देख सकते हैं।

embedded chart in worksheet
embedded chart with data elements in worksheet

Excel sheet में एक चार्ट को खुद से बनाया जा सकता है excel worksheet के साथ अधिक जानकारी के लिए नीचे दिए हुए फ़ोटो को देख सकते है।

chart in chart sheet
chart in chart sheet

इस प्रकार आप डेटा सहित वें worksheet से chart sheet को अलग से काम करने में सक्षम हैं।

यदि आप एक sheet में एक चार्ट को insert करते हैं, तो आप चार्ट को active worksheet में जोड़ते हैं और इसे worksheet के साथ save कर सकते हैं।

यदि आपको एक चार्ट प्रिंट करना है, तो ms excel पर chart sheet बनाना सबसे अच्छा तरीका है

एक चार्ट को जल्दी से बनाने के लिए, डेटा को select करें और F11 key दबाएं फिर excel 2007 एक चार्ट शीट में बदल जाएगा, डिफ़ॉल्ट chart के प्रकार का उपयोग करके।

लेकिन जब आप alt + F1 key को एक साथ दबाते हैं, तो चार्ट एक embedded chart के रूप में प्रदर्शित होता है।

Creating Chart in excel sheet

तो excel में chart sheet बनाने के लिए कुछ step by step process है:

Step #1 Data को select करे जिसे भी chat में दिखाना है।

Step #2 Click करे insert tab पर

Step #3 Chart group में से किसी एक chart को select करे

Step #4 Chart बन गया जैसा कि आप इस image में देख सकते है।

Changing type of chart in Hindi | chart के प्रकार को कैसे बदले

Step #1 Select chart जिसे आप बदलना चाहते है।

Step #2 Click design tab एक dialog box आएगा इसमे किसी Chart को select करे

Step #3 Click OK बटन और save

Preview chart in ms excel

Chart बनाने के बाद और print करने से पहले यह देख लेना बहुत जरूरी होता है कि चार्ट के data सही है या उनके design

Ms excel में आप chart का preview कर सकते है और chart को प्रिंट करने से पहले उसमे कुछ सुधार करने के लिए File tab में जाएं

Chart preview

Step #1 Activate chart sheet

Step #2 Click File Tab, Select print option

Step #3 print button पर क्लिक करनेके बाद default printer की setting आ जाएगा और साथ ही preview का ऑप्शन मिल जाएगा उसे क्लिक कर के preview कर सकते है।

और आप direct Ctrl+P कर के Print Preview के button पर क्लिक करे प्रीव्यू दिख जाएगा।

Select Chart Sheet->File Tab->Select Print->Click Preview.

summary of spreadsheet
summary of spreadsheet

4.5 Summary

इस Chapter में आपने पढ़ा Introduction to Spreadsheet (Spreadsheet क्या है?)  Alternatives to Word and Excel LibreOffice में Word को Writer के नाम से जाना जाता है।

LibreOffice में एक Excel को Calc के नाम से जाना जाता है। Objective Of Spreadsheet Printing A Spreadsheet (Spreadsheet कैसे प्रिंट करते है?)

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Logical Function क्या है? What is Logical Function in Hindi?

Statical Function क्या है ? What is Statical Function Hindi?

Ms Excel में chart कैसे बनाए | How to create charts in ms excel Hindi?

Embedded chart क्या है? | Embedded chart in Hindi

Spreadsheet important chapter है ccc exam preparation के लिए और syllabus मे एक और Software को जोड़ा गया है जिसका नाम libreoffice clac है और ये software को उपयोग office work मे किया जा रहा है इसलिए libreoffice का trend अब अधिक हो गया है ms excel के पश्चात आप भी कोशिश करे दोनों सीखने की Ms Excel और Libreoffice के बारे मे।

और अगर आप यहा तक आ ही गए है तो कृपया कमेंट बॉक्स मे कमेंट केआर के बताए आपको Question & Answer Hindi मे चाहिए या English मे Please Comment…..

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